Feiras

Credenciamento em feiras na Argentina: expositores, visitantes, montagem e desmontagem

Por SOMOS DER · 30 de outubro de 2026 · 7 min de leitura

Para credenciar uma feira você precisa separar pelo menos três públicos: visitantes, expositores e as equipes de montagem e desmontagem. Cada um deve ser um tipo de participante próprio, com o seu link de inscrição, as suas regras e os seus setores. Os visitantes costumam entrar uma vez, os expositores precisam de reentrada o dia inteiro e as equipes de montagem só deveriam entrar pela entrada de serviço, nos dias antes e depois. Este guia é para organizadores e expositores do Brasil que fazem ou participam de uma feira em Buenos Aires ou em qualquer outro lugar da Argentina.

Uma feira não é um evento com uma porta só

Num congresso, quase todo mundo faz a mesma coisa: entra, vai às palestras e sai. Numa feira, públicos que não têm nada a ver entre si dividem o mesmo prédio. O visitante chega, percorre o pavilhão e vai embora. O expositor chega antes de todos, sai para almoçar, volta, vai ao carro buscar mais folhetos, volta. E durante a montagem e a desmontagem o local está cheio de gente que não é nem visitante nem expositor: montadores de estande, eletricistas, motoristas de frete, técnicos de som e de telão.

Se todos levam o mesmo tipo de credencial, a entrada não consegue diferenciá-los. O resultado típico: visitantes no pavilhão durante a montagem, expositores presos na fila geral de manhã, ou um montador que volta num dia de feira com a credencial da montagem e entra como se nada. Se você vem do Brasil com a equipe de um estande, esse último problema não é seu, mas a fila é.

Passo 1: um tipo de participante por público

Tudo começa pela lista de tipos. Uma estrutura que funciona na maioria das feiras:

• Visitante. Se a feira dura vários dias e você quer saber quantas pessoas vieram em cada dia, use um tipo por dia. Se há horários com limite de vagas, por exemplo visitas de escolas, cada horário pode ser o seu próprio tipo.
• Visitante profissional ou comprador. Se a feira tem horário ou área exclusiva para profissionais, separe-os do público geral.
• Expositor. A equipe de cada estande durante os dias de feira.
• Montagem e desmontagem. Montadores, técnicos e fornecedores que trabalham antes e depois.
• Imprensa, organização e equipe, como em qualquer evento (veja credenciamento de imprensa e equipe, fornecedores e artistas).

No PASE, cada tipo tem o seu próprio link de inscrição. O visitante recebe o link de visitante; cada empresa expositora, o de expositor. Ninguém escolhe a categoria: ela é atribuída pelo link usado na inscrição. Cada pessoa recebe o QR code e o crachá em PDF por e-mail, e quando o evento tem data de início o PASE reenvia o QR automaticamente entre 24 e 48 horas antes.

Para expositores do Brasil isso tem um detalhe: a página de inscrição e o e-mail do QR existem em espanhol e em inglês, não em português. Eles seguem o idioma do navegador, e acrescentar ?lang=en ao link força o inglês. Avise a sua equipe antes de mandar o link, e peça que cada pessoa se inscreva com o nome como aparece no documento que vai levar (RG ou passaporte), para que a busca pelo nome na entrada funcione se alguém chegar sem o QR.

A agência de cibersegurança e infraestrutura dos Estados Unidos (CISA) recomenda a mesma abordagem no seu Public Venue Credentialing Guide: pessoas de fora, entre elas os expositores, "should submit credentialing requests electronically via fax, email, or online portal" (devem enviar os pedidos de credencial eletronicamente, por fax, e-mail ou portal on-line), e esses pedidos "should be divided into categories or groups based on functions" (devem ser divididos em categorias ou grupos conforme a função).

Passo 2: reentrada ou não, tipo por tipo

Essa é a decisão que mais aparece na entrada. No PASE, a reentrada é uma propriedade do tipo de participante. Um tipo com reentrada não consome o QR code: a pessoa pode sair e voltar, e cada passagem fica registrada com data e hora. Um tipo sem reentrada entra uma vez e o código é consumido; uma segunda tentativa aparece como DUPLICADO.

• Expositores: com reentrada. Eles entram e saem o dia todo. Se o código deles for consumido na primeira passagem, meia hora depois você tem uma fila de expositores irritados.
• Montagem e desmontagem: com reentrada, porque vão e voltam com material. Mas como tipo separado, para que a passagem deles nunca conte como de expositor ou de visitante.
• Visitantes: depende. Se você quer impedir que uma credencial passe de mão em mão, sem reentrada. Se a feira deixa as pessoas saírem e voltarem, com reentrada, e você fica com o registro de cada passagem.

Passo 3: setores e portas

Monte a matriz: tipos nas linhas, setores nas colunas. Setores típicos numa feira são o pavilhão de exposição, a entrada de serviço ou de carga, a sala de conferências se houver programação paralela, a área de negócios para compradores e a sala de imprensa. Cada ponto de controle consulta essa matriz na leitura: se um visitante tenta entrar pela entrada de carga, a tela mostra NÃO AUTORIZADO.

Um ponto importante: a entrada confere o tipo e o setor, não o dia. Um "tipo por dia" serve para contar quantos visitantes vieram em cada dia, mas não impede sozinho que alguém com o QR de sábado entre na sexta. Se você precisa separar os dias na porta, use um setor por dia, com o ponto de controle de cada dia associado ao seu setor. A separação entre públicos e entre dias tem que morar nos tipos e nos setores.

Uma porta de serviço separada para montadores e expositores nas horas antes da abertura resolve metade dos problemas. Se o local não tem, monte pelo menos um ponto de controle próprio na mesma entrada, com o seu operador. Cada porta com leitura é um ponto de controle: o Base inclui 1, o Pro até 4 e o Enterprise ilimitados.

Passo 4: montagem e desmontagem são outro evento

Os dias antes e depois têm a sua própria lógica, então planeje-os como um evento à parte, com o seu próprio plano da entrada. O guia da CISA é específico sobre as entregas: elas "should be scheduled and approved ahead of time" (devem ser agendadas e aprovadas com antecedência), "the names of drivers and other staff facilitating the delivery should be provided as well" (os nomes dos motoristas e das demais pessoas que acompanham a entrega também devem ser informados) e devem ser feitas "to designated areas, such as loading docks" (em áreas designadas, como as docas de carga).

Traduzido para uma feira:

• Peça a cada expositor, com bastante antecedência, a sua equipe de montagem: nomes, empresa e em quais dias vêm. Que cada pessoa se inscreva pelo link de montagem, em vez de mandar uma planilha por e-mail.
• Defina um cronograma de carga e descarga por horário e envie por escrito. Se usar horários com limite de vagas, cada horário de carga pode ser um tipo próprio com o seu link.
• Mantenha um ponto de controle com operador na entrada de carga durante toda a montagem e a desmontagem.
• Dê ao tipo de montagem só a entrada de serviço e as áreas de montagem. Como a entrada não sabe que dia é, antes de abrir a feira tire desse tipo as permissões dos setores da feira, e devolva-as para a desmontagem.

Montagem e desmontagem são trabalho, com ferramentas, altura, eletricidade e cargas. Na Argentina, as condições de segurança no trabalho são regidas pela Lei 19.587 de Higiene e Segurança no Trabalho e as suas normas regulamentares, que se aplicam em todo o país, e pelo regulamento do próprio local. O credenciamento não substitui esse controle. Ele o organiza, porque você sabe quem está dentro e desde que horas.

Passo 5: meça cada público separadamente

Com os tipos separados, o relatório ao vivo do PASE mostra as entradas por tipo, setor, porta e hora. Numa feira isso ajuda em três coisas: ver quantos visitantes há no pavilhão a cada momento, saber a que horas os expositores realmente chegam (e se vale abrir antes a porta de serviço) e ter o público real por dia para o relatório de fechamento. Esse relatório é o que você vai mostrar aos expositores quando oferecer a próxima edição, então os números devem ser de entradas reais, não de inscrições. Mais sobre isso em público real do evento, não inscritos. Os relatórios saem só em espanhol, então planeje um resumo curto em português para a sua equipe ou o seu cliente no Brasil.

Dois detalhes que ajudam em feiras: o corretor de e-mail na inscrição evita QR codes perdidos por um "gmial.com" ou um "hotmail.con", e a opção de recuperar o acesso («Recover your access» em inglês, «Recuperá tu acceso» em espanhol) permite que o visitante que perdeu o e-mail peça o QR de novo sem passar pelo balcão de ajuda.

Visitante, expositor e montador não são o mesmo participante com outra cor de crachá. São três conjuntos de regras diferentes.

Perguntas frequentes