Guia
Credenciamento de congresso na Argentina sem fila na porta
Fila em congresso não se resolve colocando mais gente na porta. Resolve-se planejando o pico. A maioria dos participantes chega na hora anterior à sessão de abertura, então abra o credenciamento bem antes do início da programação, separe o balcão que lê o QR do balcão que imprime crachás, dê a cada categoria de participante o seu próprio link de inscrição e deixe um balcão livre para as exceções. Este guia mostra como fazer isso num congresso ou numa conferência médica na Argentina quando a organização é feita a partir do Brasil.
A Argentina recebe muitos congressos internacionais
Se você está levando um congresso para a Argentina, não está sozinho. Uma nota oficial do órgão nacional de turismo informou que, no ranking da ICCA de 2018, a Argentina subiu para o 18º lugar entre 200 países, com o recorde de 232 congressos internacionais, e que Buenos Aires sediou 133 deles, primeira das Américas pelo décimo ano seguido e 11ª do mundo. Muitos desses encontros são organizados por sociedades científicas, e todos compartilham o mesmo problema na porta: vários públicos no mesmo prédio na mesma manhã.
O problema não é o volume, é a concentração
Pense num congresso de 800 pessoas. Ele não tem um problema de 800 pessoas. Tem um problema de, digamos, 600 pessoas chegando entre 8h30 e 9h15, porque a primeira palestra começa às 9h30 e ninguém quer perder. Se você dimensiona a porta pelo total, fica tudo certo na planilha e dá errado na calçada.
Por isso o primeiro número a estimar não é quantos vêm, e sim quantos chegam na pior meia hora. Balcões, operadores e impressoras saem daí. A orientação do Health and Safety Executive do Reino Unido sobre controle de multidões diz o mesmo para públicos maiores: incentivar "phased arrivals and departures" (chegadas e saídas escalonadas) e, quando as chegadas podem passar da capacidade segura, ter "arrangements for monitoring and estimating the numbers of people arriving" (meios para monitorar e estimar o número de pessoas que estão chegando).
Abra o credenciamento antes do início da programação
A solução mais barata, e a menos usada: abra o balcão de credenciamento bem antes da primeira sessão e avise isso em todos os e-mails prévios. Cada pessoa que se credencia às 8h00 é uma pessoa a menos na fila das 9h00. Um café de boas-vindas, o café da manhã ou a área de patrocinadores abrindo cedo dão um motivo para chegar antes.
Num congresso de vários dias, o pico forte é o primeiro dia. A partir do segundo, a maioria já tem crachá e a entrada fica mais leve. Dá para reduzir operadores, mas mantenha o balcão de exceções: sempre tem alguém que entra depois ou que perdeu o crachá.
Um link de inscrição por categoria, não um menu de opções
Um congresso mistura participantes, palestrantes, patrocinadores, expositores, imprensa e equipe. O jeito limpo de lidar com isso é um link de inscrição separado por categoria, em vez de um formulário único em que cada pessoa escolhe o que é.
- Participantes: o link público, no site da sociedade e na divulgação.
- Palestrantes: enviado pela comissão científica só para quem teve trabalho aceito.
- Patrocinadores e expositores: enviado pela equipe comercial, um por empresa, com o número de pessoas a que cada um tem direito.
- Imprensa e equipe: cada um com o seu próprio link.
No PASE, cada tipo de participante tem o seu próprio link opaco, e quem se inscreve por ele cai nessa categoria sem ver nem escolher. Ninguém se declara VIP sozinho. Cada pessoa recebe por e-mail o QR code e o crachá em PDF. A página de inscrição e o e-mail do QR existem em espanhol e em inglês: seguem o idioma do navegador, e acrescentar ?lang=en ao link força o inglês, que é o que você quer para palestrantes internacionais. Não existe versão em português, então para participantes do Brasil mande o link em inglês ou em espanhol.
Peça só o que precisa. A lei argentina de proteção de dados pessoais, a Lei 25.326, exige que os dados sejam "ciertos, adecuados, pertinentes y no excesivos" (exatos, adequados, pertinentes e não excessivos) em relação à finalidade para a qual foram coletados, trata as informações de saúde como dados sensíveis e estabelece que ninguém pode ser obrigado a fornecer dados sensíveis. Num congresso médico, deixe restrições alimentares ou necessidades de acessibilidade como campos opcionais que digam para que servem.
Separe o balcão que lê do balcão que imprime
Este é o erro mais comum. Ler um QR code é instantâneo; imprimir um crachá, não. Se o mesmo operador faz as duas coisas, a impressora dita o ritmo de toda a fila.
Divida o fluxo: um balcão valida a entrada, outro entrega o crachá. No PASE, quando a leitura dá válida, aparece um botão para imprimir a etiqueta daquele participante, então o balcão de impressão trabalha em paralelo sem precisar procurar ninguém de novo. Os crachás de palestrantes e patrocinadores podem ser impressos antes, para que eles não passem pela fila geral.
Deixe um balcão livre para as exceções
Sempre há exceções: a pessoa que não se inscreveu, a que se inscreveu com outro e-mail, o palestrante cujo voo pousou há uma hora e cujo celular está sem bateria. Se a fila principal atende esses casos, uma exceção de dois minutos vira vinte pessoas paradas.
O leitor do PASE tem busca por nome para marcar a entrada sem QR code, e pelo painel dá para inscrever alguém na hora e emitir o código. Faça isso num balcão separado e sinalizado, ao lado da fila, com alguém que fale inglês (e, se possível, português) se o seu público for internacional.
Salas, patrocinadores e o relatório ao vivo
Nem toda sala precisa de leitor. Controle aquelas em que a permissão muda ou em que você precisa saber quem esteve: workshops com vagas limitadas, sessões que valem créditos, a sala dos palestrantes ou um simpósio de patrocinador para um público definido. No PASE isso é a matriz de permissões: cada tipo de participante é marcado com as zonas em que pode entrar, e o leitor de cada sala responde válido ou não autorizado na hora. As salas ficam configuradas com reentrada, então o médico que sai para atender uma ligação pode voltar. Cada sala controlada é um ponto de controle: o Base inclui 1, o Pro até 4 e o Enterprise ilimitados, então uma entrada principal, dois workshops e a sala dos palestrantes já usam quatro.
Patrocinadores que montam estande às 7h00 não podem depender do credenciamento geral que abre às 8h00. Dê a eles um horário e uma entrada próprios. O PASE não emite certificados; ele registra cada entrada com horário e ponto de controle, que é a base que a comissão usa para os próprios certificados de participação. Defina antes do congresso o que conta como ter participado, porque isso não dá para reconstruir depois.
Durante o evento, o relatório ao vivo do PASE se atualiza sozinho: quantos entraram, quantos faltam, entradas por hora e quantas pessoas cada porta processou. Assim você remaneja operadores enquanto isso ainda ajuda. Se você cadastrar a capacidade do local, o PASE manda um alerta por e-mail em 80% e em 100%, e com um limite de pico ele avisa quando entra mais gente do que o esperado numa janela de 10 minutos.
Dimensione o credenciamento para a pior meia hora, não para o total de inscritos. É ali que a fila se forma.
Perguntas frequentes
Quantos balcões de credenciamento um congresso precisa?
Depende do pico, não do total. Estime quantas pessoas chegam na meia hora de maior movimento e distribua entre os balcões, com a impressão de crachás num balcão separado. Se palestrantes, imprensa ou patrocinadores têm atendimento diferente, some um balcão só para eles.
Dá para controlar o acesso às salas e aos workshops, e não só à entrada principal?
Sim. No PASE cada ponto de controle é configurado separadamente: pode consumir o passe (entrada principal, uma vez) ou apenas validá-lo (salas onde as pessoas entram e saem). Uma matriz de permissões define qual tipo de participante entra em qual zona.
O que acontece se dois balcões lerem o mesmo código ao mesmo tempo?
Só uma entrada passa. A entrada é gravada de forma atômica no banco de dados, então a segunda leitura fica registrada como duplicada, junto com o horário em que a pessoa já tinha entrado.
O PASE emite certificados de participação?
Não. O PASE registra quem entrou, em qual ponto de controle e a que horas, e entrega o relatório de presença e o relatório de fechamento. A comissão organizadora usa esse relatório para preparar e assinar os próprios certificados.
Faça a porta do seu congresso com o PASE
Inscrição por categoria, leitura em vários pontos, impressão de crachás e relatório ao vivo, com inscrição em espanhol e em inglês. Orçamento por evento: Base a partir de USD 600, Pro a partir de USD 1.500, Enterprise sob consulta.
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