Guía
Cómo acreditar a los asistentes de un congreso sin que se arme fila en la puerta
La fila de un congreso no se resuelve con más gente en la puerta: se resuelve dimensionando para el pico. En un congreso, la mayoría llega en la hora previa a la apertura, así que hay que abrir la acreditación mucho antes, separar el puesto de escaneo del de impresión, dar un link de registro distinto por categoría y dejar un puesto libre para las excepciones.
El problema del congreso no es el volumen, es la concentración
Un congreso de 800 personas no tiene un problema de 800 personas. Tiene un problema de 600 personas que llegan entre las 8:30 y las 9:15 porque la primera charla arranca a las 9:30 y nadie se la quiere perder. Si dimensionás la puerta con el total, te va a dar bien en la planilla y mal en la vereda.
Por eso el primer número que hay que estimar no es cuántos vienen, sino cuántos llegan en la peor media hora. Todo lo demás (cuántos puestos, cuántos operadores, cuántas impresoras) sale de ahí.
Abrí la acreditación antes de que empiece el programa
El truco más barato y el que menos se usa: abrir la mesa de acreditación bastante antes de la primera actividad, y decirlo en la comunicación previa. Cada persona que acredita a las 8:00 es una persona que no está en la fila de las 9:00. Si el evento tiene desayuno, café de bienvenida o zona de sponsors, mejor todavía: dales una razón para llegar temprano.
Un link de registro por categoría, no un menú desplegable
En un congreso conviven asistentes generales, ponentes, sponsors, prensa, staff y organización. La forma más limpia de manejarlos es que cada categoría tenga su propio link de registro, en vez de un formulario único donde la persona elige qué es.
Así funciona en PASE: cada tipo de asistente tiene una clave de link propia y opaca, y quien entra por ese link queda registrado en esa categoría sin verla ni elegirla. Nadie se autodeclara VIP, y en la puerta el sistema ya sabe a qué sectores puede entrar cada persona según la matriz de permisos del evento.
Separá el puesto que escanea del puesto que imprime
Este es el error más común. Escanear un QR es instantáneo; imprimir una credencial, no. Si el mismo operador hace las dos cosas, la impresora marca el ritmo de toda la fila.
La solución es partir el flujo: un puesto valida el ingreso y otro entrega la credencial. En PASE, cuando el escaneo da válido aparece el botón para imprimir la etiqueta de ese asistente, así que el puesto de impresión puede trabajar en paralelo sin volver a buscar a nadie.
Dejá un puesto libre para las excepciones
Siempre hay excepciones: el que no se registró, el que se registró con otro mail, el que llegó sin batería. Si esas situaciones las resuelve el mismo puesto que procesa la fila principal, una excepción de dos minutos se convierte en veinte personas paradas.
El scanner de PASE tiene búsqueda por nombre para marcar el ingreso sin QR, y desde el panel se puede registrar a alguien en el momento y emitirle su código. Todo eso conviene que pase en un puesto aparte, señalizado, al costado de la fila.
Mirá el ingreso mientras pasa, no después
El reporte en vivo de PASE se actualiza solo y muestra cuántos entraron, cuántos faltan, cómo viene el ingreso por hora y cuánto procesó cada puerta. Eso sirve para mover operadores de un puesto a otro cuando todavía se puede.
Además, si cargás el aforo del evento, PASE avisa por mail al llegar al 80% y al 100% de la capacidad. Y si configurás un umbral de pico, avisa cuando entran más personas de las esperadas en una ventana de 10 minutos: es la señal temprana de que la puerta se está saturando.
Los días 2 y 3 no son el día 1
En un congreso multi-día, el pico brutal es el primer día. A partir del segundo, la mayoría ya tiene su credencial y el ingreso es mucho más liviano. Podés bajar operadores, pero no cerrar el puesto de excepciones: siempre hay gente que se suma tarde o que perdió la credencial.
Dimensioná la acreditación por la peor media hora, no por el total de inscriptos. La fila se arma ahí.
Preguntas frecuentes
¿Cuántos puestos necesito para un congreso?
Depende del pico, no del total. Estimá cuánta gente llega en la peor media hora y repartila entre puestos, contando que la impresión de credenciales va en un puesto aparte. Si el congreso tiene categorías con trato distinto (ponentes, prensa, sponsors), sumá un puesto propio para ellas.
¿Puedo controlar el acceso a salas o talleres además de la puerta principal?
Sí. En PASE, cada punto de control se configura por separado: puede consumir el acceso (ingreso general, una sola vez) o solo validarlo (salas o sectores a los que se entra y se sale varias veces). Y con la matriz de permisos definís qué categoría puede entrar a qué sector.
¿Qué pasa si dos puestos escanean el mismo código al mismo tiempo?
Entra uno solo. El marcado del ingreso es atómico en la base de datos, así que el segundo intento queda registrado como duplicado, con el dato de cuándo había entrado antes esa persona.
Poné la puerta de tu congreso en PASE
Registro por categoría, escaneo en varios puntos, impresión de credenciales y reporte en vivo. Se cotiza por evento: Base desde USD 600, Pro desde USD 1.500, Enterprise a medida.
Ver planes