Guía
Cómo saber cuánta gente entró realmente a tu evento
La asistencia real de un evento son las personas distintas que ingresaron, no los inscriptos ni los escaneos. Los inscriptos incluyen a todos los que nunca vinieron; los escaneos incluyen duplicados y rechazos. El único número que se sostiene es el de accesos únicos validados en la puerta.
Por qué el número de inscriptos miente
El inscripto es una intención, no un hecho. Entre que alguien se anota y el día del evento pasan cosas: se le superpone una reunión, llueve, se olvidó. En eventos gratuitos, la diferencia entre inscriptos y asistentes es grande y absolutamente normal.
Y hay una segunda distorsión, más silenciosa: el padrón se ensucia. La misma persona que se registró dos veces porque no le llegó el mail cuenta como dos inscriptos. Si reportás inscriptos, estás reportando un número inflado por dos motivos distintos a la vez.
El número que sí sirve: accesos únicos
La medición correcta es contar cada persona una sola vez, aunque su código se haya escaneado varias veces. Eso es exactamente lo que hace un sistema de acreditación con código único: cuando un código ya fue usado en un punto de acceso, el segundo intento se registra como duplicado y no vuelve a sumar.
En PASE, ese conteo es el mismo tanto en el reporte en vivo como en el reporte post-evento y en los avisos de aforo: siempre son personas distintas que ingresaron. Un solo criterio, sin números que no cierran entre pantallas.
Escaneos y personas no son lo mismo
Todo escaneo queda registrado, incluso los que no dejaron entrar a nadie. Por eso PASE muestra los dos planos por separado:
- Ingresaron: personas distintas que entraron. Es la asistencia real.
- Registrados: el padrón completo.
- Faltan entrar: la diferencia entre los dos, en vivo.
- Escaneos válidos, duplicados y rechazados: cómo viene la operación de la puerta.
- Total de escaneos: el trabajo real que hizo el equipo.
Los duplicados y los rechazos no son ruido: son información. Muchos duplicados suelen significar códigos compartidos o gente reintentando porque no entendió el flujo. Muchos rechazos suelen significar que alguien está intentando entrar a un sector que no le corresponde, o que la configuración de permisos quedó mal.
El promedio esconde lo importante: mirá por categoría
Un 60% de asistencia general puede ser un buen número o un desastre según cómo se reparta. Si los sponsors vinieron todos y el público general no vino, tenés un problema distinto que si pasó al revés.
Por eso el reporte de PASE abre registrados e ingresados por categoría: ahí se ve dónde está el no-show de verdad. Es el dato que sirve para decidir cuántas invitaciones mandar la próxima vez, y para cuáles hay que confirmar asistencia.
Por hora y por puerta: para dimensionar la próxima
El reporte también corta el ingreso por hora y por punto de acceso. El corte por hora te muestra el pico real: la media hora en la que entró la mayor cantidad de gente. Ese número, y no el total, es el que tenés que usar para dimensionar la puerta del próximo evento.
El corte por puerta te dice si los puestos estaban bien repartidos o si uno se comió el trabajo de todos. Y como el reporte se actualiza solo mientras el evento pasa, esa corrección se puede hacer en el momento, moviendo un operador de un lado al otro.
Aforo: saber cuándo estás llegando al límite
Si cargás la capacidad del evento, PASE avisa por mail al llegar al 80% y al 100% del aforo. El 80% es el aviso útil: es el momento en que todavía podés hacer algo.
Después del evento
Cuando termina queda el reporte final: asistencia real, porcentaje sobre el padrón y el desglose por categoría, por punto de acceso y por hora. Se puede compartir por link con el cliente o los sponsors, y ese reporte público muestra los totales y los cortes sin datos personales de los asistentes.
Un detalle de configuración que cambia el número
Cada punto de control se configura de dos maneras: puede consumir el acceso o solo validarlo. El primero es el ingreso general y es el que cuenta como que la persona entró. El segundo sirve para salas o sectores a los que se entra y se sale varias veces, y por diseño no consume el acceso ni vuelve a sumar al conteo.
Es la configuración correcta para controlar sectores sin distorsionar la asistencia, pero conviene tenerlo presente: el ingreso general del evento tiene que estar en modo consumo, o vas a terminar con un número de asistentes más bajo del real.
Inscriptos es cuánta gente dijo que venía. Ingresados es cuánta gente vino. Solo el segundo se puede defender frente a un cliente.
Preguntas frecuentes
¿Cómo cuento a los que entraron sin haberse registrado antes?
Se los registra en el momento desde el panel y se les emite su código ahí mismo. Quedan en el padrón como cualquier otro, así que suman tanto a registrados como a ingresados y no distorsionan el reporte.
¿Y si alguien entra, sale y vuelve a entrar?
Cuenta como una sola persona. El reingreso por el mismo punto queda registrado como duplicado, con el dato de cuándo había entrado antes, así que el total de ingresados no se infla.
¿Puedo ver el listado de quién entró y quién no?
Sí. El padrón del evento se filtra por categoría y por estado (ingresó o no ingresó), se busca por nombre o email y se exporta a CSV para cruzarlo con lo que uses después.
Medí la asistencia real de tu evento
PASE cuenta accesos únicos, separa duplicados y rechazos, y te deja un reporte en vivo y uno final para compartir.
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