Relatórios
Público real do evento e não inscritos: o que reportar ao seu cliente
O público real de um evento é o número de pessoas diferentes que fizeram check-in na porta, não o número de inscritos nem o número de leituras. Os inscritos incluem todos os que nunca vieram; as leituras incluem duplicadas e rejeitadas. Se você é uma agência fazendo um evento na Argentina para uma marca, um patrocinador ou uma matriz no Brasil, as entradas únicas são o único número que você consegue defender no relatório final. Este guia explica como obter esse número, como detalhá-lo e como mandá-lo para casa.
Por que o número de inscritos engana
Uma inscrição é uma intenção, não um fato. Entre o dia em que alguém se inscreve e o dia do evento, as coisas acontecem: uma reunião se sobrepõe, chove, a pessoa esquece. Em eventos gratuitos, a distância entre inscritos e presentes costuma ser grande, e isso é normal.
Há uma segunda distorção, mais silenciosa: a lista fica suja. A mesma pessoa que se inscreveu duas vezes porque o primeiro e-mail não chegou conta como duas inscrições. Se você reporta inscritos, está reportando um número inflado por dois motivos diferentes ao mesmo tempo, e um cliente que depois vê as fotos de uma sala meio vazia vai perceber.
Quando você organiza a partir de outro país, isso pesa mais. O seu cliente não estava na sala. O relatório é a única prova do que aconteceu, e muitas vezes o documento que justifica o orçamento ou a cota de patrocínio do ano seguinte.
O número que se sustenta: entradas únicas
A medida correta conta cada pessoa uma vez, mesmo que o código dela tenha sido lido várias vezes. É o que faz um sistema de credenciamento com um código único por pessoa: depois que um código foi usado num ponto de controle, a tentativa seguinte fica registrada como duplicada e não soma na contagem.
Contar na porta também é prática padrão de gestão de público, não só um exercício de marketing. A página do Health and Safety Executive do Reino Unido sobre monitoramento de público observa que "counting systems at entry and exit points can help you estimate numbers within your venue" (sistemas de contagem nos pontos de entrada e saída ajudam a estimar quantas pessoas há no local), e inclui a conferência de ingressos entre as formas de a equipe fazer isso. O check-in por QR dá essa contagem e, de quebra, o número de público para o relatório.
No PASE, a contagem é a mesma no relatório ao vivo, no relatório de fechamento e nos alertas de capacidade: sempre pessoas diferentes que entraram. Uma regra só, para que os números das diferentes telas batam.
Leituras e pessoas não são a mesma coisa
Toda leitura fica registrada, inclusive as que não deixaram ninguém entrar. Por isso o PASE mostra as camadas separadas:
- Entraram: pessoas diferentes que entraram. Esse é o público real.
- Inscritos: a lista completa de participantes.
- Faltam chegar: a diferença entre os dois, ao vivo.
- Leituras válidas, duplicadas e rejeitadas: como está indo a operação da porta.
- Total de leituras: o trabalho real que a equipe da porta fez.
Duplicadas e rejeitadas não são ruído. Muitas duplicadas costumam indicar códigos compartilhados ou pessoas tentando de novo porque não entenderam o fluxo. Muitas rejeitadas costumam indicar alguém tentando entrar numa área em que não tem permissão, ou permissões mal configuradas.
A média esconde o que importa: olhe por categoria
Um comparecimento geral de 60% pode ser um bom resultado ou um desastre, dependendo de como se divide. Se todos os convidados dos patrocinadores vieram e o público geral não, você tem um problema diferente do caso contrário. Para um cliente em outro país, a pergunta costuma ser específica: as pessoas em quem investimos vieram mesmo?
Por isso o relatório do PASE detalha inscritos e entradas por categoria de participante, que é onde aparece a ausência real. É também o número que define quantos convites mandar da próxima vez e quais precisam de uma ligação de confirmação.
Por hora e por porta: planejar a próxima edição
O relatório também separa as entradas por hora e por ponto de controle. A visão por hora mostra o pico real, a meia hora em que chegou mais gente. Esse número, e não o total, é o que você usa para dimensionar a porta da próxima vez.
A visão por porta mostra se os pontos de controle estavam bem equilibrados ou se um ficou com o trabalho de todos. Como o relatório ao vivo se atualiza sozinho durante o evento, dá para corrigir na hora, mudando um operador de lugar. Se você cadastrar a capacidade do local, o PASE manda um alerta por e-mail em 80% e em 100%. O de 80% é o útil: chega enquanto ainda dá para agir.
Uma configuração muda o número. Cada ponto de controle consome o passe ou apenas o valida. A entrada principal precisa consumir, porque é isso que conta como a pessoa ter entrado. O modo só validar é para salas onde as pessoas entram e saem, e por definição não soma no público. Se a entrada principal estiver em só validar, você vai reportar menos público do que teve.
Mandar o relatório para casa
Quando o evento termina, fica o relatório de fechamento: público real, porcentagem sobre os inscritos e o detalhamento por categoria, ponto de controle e hora. Você pode compartilhá-lo por link com o cliente ou os patrocinadores, e esse relatório público mostra totais e detalhamentos sem dados pessoais dos participantes. As telas do relatório estão só em espanhol, mas são números, tabelas e curvas, que se leem em qualquer idioma. Se alguém precisa da lista nominal, a lista de participantes pode ser filtrada por categoria e por status (entrou ou não) e exportada em CSV.
Pense antes de mandar essa lista para fora da Argentina. A lei argentina de proteção de dados, a Lei 25.326, exige que os dados sejam "ciertos, adecuados, pertinentes y no excesivos" (exatos, adequados, pertinentes e não excessivos) para a sua finalidade, e o artigo 12 proíbe transferir dados pessoais para países ou organismos internacionais que não ofereçam níveis de proteção adequados, com exceções específicas. Os números agregados costumam responder à pergunta do cliente; mande nomes só quando houver um motivo claro e uma base adequada para isso.
Inscritos são quantas pessoas disseram que viriam. Entradas são quantas vieram. Só o segundo número se sustenta diante de um cliente.
Perguntas frequentes
Como calculo a taxa de ausência do meu evento?
Subtraia as pessoas que entraram das pessoas inscritas e divida pelo número de inscritos. Faça isso por categoria de participante, não só no total: convidados VIP, imprensa e público geral costumam se comportar de forma muito diferente, e cada um pede uma ação diferente da próxima vez.
E se alguém entra, sai e volta a entrar?
Conta como uma pessoa. Uma segunda leitura no mesmo ponto de controle fica registrada como duplicada, com o horário em que a pessoa já tinha entrado, então o total de público não é inflado.
Como conto as pessoas que chegam sem inscrição?
Inscreva essas pessoas na hora pelo painel e emita o código ali mesmo. Elas entram na lista de participantes como qualquer outra, então contam tanto nos inscritos quanto nas entradas e não distorcem o relatório.
Posso mandar o relatório para um cliente ou patrocinador no Brasil?
Sim. O relatório de fechamento pode ser compartilhado por link, e esse relatório público mostra os totais e os detalhamentos por categoria, ponto de controle e hora sem dados pessoais dos participantes. As telas estão em espanhol. Se você também precisa da lista nominal, exporte em CSV pelo painel e trate-a conforme a lei argentina de proteção de dados.
Meça o público real com o PASE
Entradas únicas, duplicadas e rejeitadas separadas, relatório ao vivo durante o evento e relatório de fechamento para compartilhar com o seu cliente, com inscrição em espanhol e em inglês. Orçamento por evento: Base a partir de USD 600, Pro a partir de USD 1.500, Enterprise sob consulta.
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