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Relatório de público pós-evento para o seu cliente: o que incluir e como apresentar

Por SOMOS DER · 30 de outubro de 2026 · 8 min de leitura

Se você é uma agência brasileira fazendo um evento na Argentina, o relatório de fechamento é o que o seu cliente enxerga da porta. Ele precisa responder a uma pergunta antes de qualquer outra: quantas pessoas vieram de verdade. O público real contado na porta vem primeiro, os inscritos ao lado, e depois três detalhamentos: por tipo de participante, por dia e por hora, com o pico. Cada número diz de onde vem, e no fim vai o que o relatório não mede, sobretudo quantas pessoas estavam dentro num dado momento.

Não é o mesmo relatório que a sua equipe lê

Depois do evento há duas leituras dos mesmos dados. Uma é para a sua equipe de operação: quantos pontos de controle sobraram, quando a fila travou, o que mudar da próxima vez. A outra é para o cliente, a marca ou empresa que contratou você, e o objetivo é outro: que a pessoa do outro lado possa levar o número para a reunião interna, muitas vezes em outro país e em outro idioma, sem que ninguém o questione.

Então o relatório de fechamento escolhe poucos números, ordena por importância e explica cada um nos termos do cliente. Uma diretora de marketing em São Paulo não precisa saber quantas leituras por minuto um celular processou. Ela precisa saber quantas pessoas vieram, de que tipo, e se o convite funcionou.

Quais números entram, e em que ordem

• Público real. Pessoas que passaram pela porta. Esse é o número da capa.
• Inscrições ou passes emitidos. Ao lado, como referência, nunca como resultado. A diferença entre os dois é a taxa de ausência, e é melhor mostrá-la do que escondê-la.
• Por tipo de participante. Geral, VIP, imprensa, convidados, equipe. O cliente quer saber se as pessoas que importavam vieram, não só quantas.
• Por dia, se o evento durou vários dias: qual foi o mais forte e a que horas a porta abriu em cada dia.
• Por hora, com o pico. A curva de chegada mostra quando o local estava cheio, que é quando as ativações e os estandes valeram mais.
• Por ponto de controle, se houve mais de um, para o cliente ver por onde as pessoas entraram.

O relatório de fechamento do PASE segue essa ordem. A capa mostra as pessoas credenciadas, o dia mais forte com a hora de pico, os acompanhantes somados à mão na porta e as entradas no minuto de pico, junto com o número de pontos de controle. Depois, uma tabela dia a dia (pessoas que entraram, leituras de QR, passes distintos, horário de abertura) e a curva de chegada do público. Ele se preenche sozinho durante o evento, então está pronto quando a última luz se apaga.

Deixe a contagem por escrito

A pergunta incômoda na reunião de encerramento quase sempre é a mesma: "de onde sai esse número?". Se o relatório não diz, você explica de memória, numa videochamada, e é aí que a confiança se perde.

No PASE a contagem está escrita no próprio relatório: pessoas é igual a leituras de QR mais acompanhantes somados à mão na porta. Ao lado aparecem os códigos que foram lidos mas não pertencem ao evento (de uma edição anterior, ou qualquer outro QR), que não contam. E ele diz que as visitas repetidas não são informadas, porque quando um passe é usado por várias pessoas esse número não pode ser verificado. É esse tipo de nota que faz o número se sustentar quando o seu cliente o encaminha ao chefe.

De onde veio cada passe

Para uma marca, este bloco vale tanto quanto o público. Um passe que alguém pediu na página de inscrição não rende igual a um enviado em massa. O relatório do PASE separa os passes por origem: pessoas que se inscreveram pela web, pessoas inscritas na hora na porta, listas carregadas pelos organizadores e um convite de cortesia avulso a uma base existente. Para cada grupo, mostra que parte dos passes foi usada pelo menos uma vez e quantas pessoas entraram com eles.

Se o evento usou horários com vagas limitadas por horário, cada dia mostra quantas pessoas reservaram um horário e quantas delas vieram. É a resposta direta para "pedir que as pessoas escolhessem um horário ajudou?".

Um link compartilhável, em espanhol, sem nomes

O relatório também mostra quantos registros novos o evento gerou e quantos têm e-mail, número de documento e telefone. O que ele não mostra são nomes: ele fica num link que você pode compartilhar, e por isso não leva dados pessoais. Pode ser baixado em PDF pelo mesmo link. Durante o evento há também um relatório ao vivo compartilhado, um link separado que se atualiza sozinho a cada poucos segundos e mostra as entradas dos últimos 10 minutos, da última hora e do evento inteiro, por dia e por hora, também sem nomes.

Seja claro com o seu cliente sobre o idioma. A página de inscrição e o e-mail do QR funcionam em espanhol e em inglês, sem versão em português, e as telas do relatório de fechamento e do relatório ao vivo estão só em espanhol. A estrutura é simples (números, uma tabela e uma curva), então a maioria dos clientes lê sem dificuldade, mas se o seu cliente precisa de uma apresentação em português, planeje traduzir os quatro ou cinco números que você vai citar e mantenha o link como fonte.

Nomes e e-mails, se é para entregá-los, vão numa planilha separada. Confira antes o que dizia o formulário de inscrição. A lei argentina de dados pessoais, a Lei 25.326, diz que os dados não podem ser usados "para finalidades distintas o incompatibles" (para finalidades diferentes ou incompatíveis) com aquelas para as quais foram coletados (artigo 4), e que só podem ser cedidos com o consentimento prévio do titular (artigo 11). O mesmo artigo dispensa o consentimento quando a informação foi dissociada de modo que não possa ser vinculada a uma pessoa determinada, que é exatamente o que é um relatório de totais. Mandar uma planilha de nomes para um cliente no Brasil é uma transferência, então trate como tal. Mais em dados dos participantes na Argentina.

O que não prometer

• Ocupação num dado momento. A porta conta entradas. Sem controle de saída, o relatório diz quantas pessoas entraram, não quantas estavam dentro às 22h. O relatório do PASE diz isso no rodapé, com essas palavras.
• Que o público prova que o local respeitou a capacidade. A capacidade é definida pela habilitação do local ou pela permissão do evento. Na Cidade de Buenos Aires, a permissão de evento massivo emitida pela Agencia Gubernamental de Control se aplica a eventos com mais de 1.000 participantes e exige um sistema de controle de acesso que garanta o respeito à capacidade máxima autorizada. O relatório de credenciamento é um dado de entrada, não um certificado.
• Visitantes únicos quando os passes foram compartilhados. Se a equipe de um estande entrou com um QR para todos, contam-se leituras e pessoas, mas não dá para afirmar quem voltou.
• Dados que ninguém pediu. Se a inscrição não pediu empresa ou cargo, o relatório não pode detalhar por empresa. O que o cliente quer ver no fim precisa estar no formulário desde o começo.

Como apresentar a um cliente no Brasil

Mande o link no mesmo dia ou na manhã seguinte, enquanto o evento está fresco, considerando a diferença de horário com o seu cliente, se houver. Leve três frases prontas para a reunião: quantos vieram contra quantos se inscreveram, quando foi o momento mais forte e qual canal de convite funcionou melhor. O resto está no relatório para quem quiser olhar. Se algo deu errado na porta, diga você mesmo antes que perguntem, com o número ao lado.

O relatório de fechamento não existe para impressionar. Existe para que o número do seu cliente se sustente quando ele o encaminhar.

Perguntas frequentes