Guía

Cómo presentar el informe de cierre del evento al cliente

Por SOMOS DER · 30 de octubre de 2026 · 6 min de lectura

El informe de cierre que le entregás a la marca o a la empresa tiene que contestar una pregunta antes que ninguna: cuánta gente vino de verdad. Primero va la asistencia real contada en la puerta, al lado los registrados, y después tres cortes: por tipo de asistente, por día y por hora (con el pico). Cada número lleva escrito de dónde sale, y al pie va lo que el informe no mide, sobre todo cuánta gente había adentro, que sin control de salida no se sabe.

No es el mismo reporte que mirás vos

Después del evento hay dos lecturas distintas de los mismos datos. Una es para el equipo: cuántos puestos sobraron, a qué hora se trabó la fila, cuánto tardó cada ingreso, qué hacer distinto la próxima. Eso lo contamos en qué medir después del evento. La otra es para el cliente, y tiene otro objetivo: que la persona que contrató a la agencia o a la productora pueda llevar el número a su reunión interna sin que nadie se lo discuta.

Por eso el informe de cierre elige pocos números, los ordena de mayor a menor importancia y explica cada uno en el idioma del cliente. Al gerente de marketing no le sirve saber cuántas lecturas por minuto aguantó un lector. Le sirve saber cuánta gente vino, de qué tipo y si la convocatoria rindió.

Qué números van, y en qué orden

• Asistencia real. Personas que pasaron por la puerta. Es el número de tapa.
• Registrados o pases emitidos. Va al lado, como referencia, nunca como resultado. La diferencia entre uno y otro es el no-show, y conviene mostrarla en vez de esconderla.
• Por tipo de asistente. General, VIP, prensa, invitados, staff. El cliente quiere saber si vinieron los que le importaban, no solo cuántos.
• Por día, si el evento tuvo varias jornadas: cuál fue el más fuerte y a qué hora abrió la puerta cada una.
• Por hora, con el pico. La curva de llegada dice cuándo estuvo lleno el evento, que es cuando valían las activaciones y los stands.
• Por puerta, si hubo más de un punto de control, para que se vea por dónde entró la gente.

El informe de cierre de PASE sigue ese orden. En la portada van las personas acreditadas, el día más fuerte con su hora pico, los acompañantes sumados a mano en la puerta y los ingresos en el minuto pico, con la cantidad de puntos de control. Después, una tabla jornada por jornada (entraron, lecturas de QR, pases distintos, hora de apertura) y la curva de a qué hora llega el público. Mientras el evento corre se va llenando solo, así que cuando se apaga la última luz ya está armado.

La cuenta, escrita

La pregunta incómoda en la reunión de cierre casi siempre es la misma: «¿y este número de dónde sale?». Si el informe no lo dice, lo tenés que explicar de memoria, y ahí se pierde la confianza.

En PASE la cuenta va escrita en el propio informe: personas igual a lecturas de QR más acompañantes sumados a mano. Al lado aparecen los códigos que se escanearon y no pertenecen al evento (de otra edición, o cualquier QR), que no cuentan. Y se aclara que no se informa cuánta gente repitió visita, porque con un mismo pase usado por varias personas ese dato no es verificable. Ese tipo de aclaración es lo que hace que el número aguante cuando el cliente lo reenvía a su jefe.

De dónde salió cada pase

Para una marca, este bloque vale tanto como la asistencia. No rinde igual el pase que la persona pidió en la landing que el que se mandó en lote. El informe de PASE separa los pases por origen (se anotaron solos por la web, alta en la puerta, cargados por la organización, invitación masiva de cortesía) y muestra qué porcentaje de cada grupo se usó al menos una vez, y cuánta gente entró con ellos.

Si el evento tuvo turnos con cupo por franja, en cada jornada aparece cuántos reservaron turno y cuántos de esos vinieron. Es la mejor respuesta a «¿sirvió pedir horario?».

La base que se lleva el cliente, y cómo se entrega

El informe muestra cuántos registros nuevos dejó el evento y cuántos tienen correo, documento y teléfono. Lo que no muestra son nombres: cuelga de un link que se puede compartir, y por eso va sin datos personales. Se descarga en PDF desde el mismo link, con hojas A4 en tinta negra para que se pueda archivar e imprimir.

Los nombres y los mails, si corresponde entregarlos, van en una planilla aparte. Antes de mandarla, revisá qué dijo el formulario de registro. La Ley 25.326 de protección de datos personales dice que los datos no pueden usarse para finalidades distintas o incompatibles con las que motivaron su obtención (artículo 4) y que solo se pueden ceder con el previo consentimiento del titular (artículo 11). La misma ley exceptúa la información disociada, la que no se puede asociar a una persona: eso es justamente el informe con totales. Lo ampliamos en datos personales de los asistentes.

Qué no prometer

• Ocupación en un momento dado. La puerta cuenta ingresos. Si no se marcaron salidas, el informe dice cuánta gente entró, no cuánta había adentro a las 22. El de PASE lo aclara al pie con esas palabras.
• Que la asistencia certifica el cumplimiento del aforo. La capacidad la fija la habilitación o el permiso del lugar. En la Ciudad de Buenos Aires, por ejemplo, el permiso de evento masivo que otorga la Agencia Gubernamental de Control establece una capacidad máxima que hay que respetar durante el evento. El informe de acreditación es un dato de ingresos, no un certificado.
• Visitantes únicos cuando hubo pases compartidos. Si una galería o un stand entró con un solo QR para todos los suyos, se cuentan lecturas y personas, pero no se puede afirmar quién volvió.
• Datos que no se pidieron. Si el registro no preguntó empresa o cargo, el informe no puede cortar por empresa. Lo que el cliente quiera ver al final hay que pedirlo en el formulario, al principio.

Cómo presentarlo en la reunión

Mandá el link del informe el mismo día o al día siguiente, mientras el evento está fresco, y llevá a la reunión tres frases preparadas: cuánta gente vino contra cuántos se registraron, cuál fue el momento más fuerte, y qué canal de convocatoria rindió más. Lo demás está en el informe para quien lo quiera mirar. Si algo salió mal en la puerta, decilo vos antes de que lo pregunten, con el número al lado.

El informe de cierre no es para lucirse: es para que el número del cliente aguante cuando lo reenvíe.

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