Para congresos, jornadas y ferias
Acreditación y control de acceso para congresos y ferias
PASE es la acreditación con QR de SOMOS DER para congresos, jornadas, ferias y exposiciones. Cada asistente se registra antes por un link según su categoría (asistente, ponente, sponsor, prensa o staff) y recibe un QR único por email. En la puerta se escanea con la cámara del celular o con un lector físico, el sistema responde al instante si el acceso es válido, duplicado o no autorizado, y ahí mismo se imprime la credencial. Corre en el navegador, sin instalar apps, controla también salas y talleres, y se cotiza por evento desde USD 600.
Qué se complica en la puerta de un congreso o una feria
El pico de la apertura. La mayoría llega en la hora previa a la primera charla o al corte de cinta. Con PASE el trabajo pesado se hace antes, en el registro online, y en la puerta solo se escanea. Los puntos de control están sincronizados y el reporte en vivo muestra cuánto procesa cada puerta, para mover operadores a tiempo. Si cargás el aforo, PASE avisa por mail al llegar al 80% y al 100%, y si configurás un umbral de pico, avisa cuando entra más gente de la esperada en una ventana de 10 minutos.
Categorías que no se pueden mezclar. Asistentes, ponentes, expositores, sponsors, prensa y staff. En PASE cada categoría tiene su propio link de registro, con una clave opaca: nadie se autodeclara prensa o VIP, porque la categoría la fija el link. Después, la matriz de permisos define a qué sectores y puertas entra cada una.
Salas, talleres y pabellones. La puerta principal no es el único control. Cada punto se configura por separado: el ingreso general consume el acceso una sola vez, y las salas, talleres o sectores solo lo validan, para que la gente entre y salga durante el día sin generar duplicados ni inflar el conteo.
La credencial impresa. Sirve para que el sponsor sepa con quién habla y el staff detecte a alguien fuera de su sector. Cuando el escaneo da válido aparece el botón para imprimir la etiqueta de esa persona, con su nombre y su categoría, en varios tamaños y pensada para impresora térmica. Conviene que el puesto que escanea no sea el mismo que imprime, porque la impresora marca el ritmo de la fila. Si alguien la pierde, se reimprime desde el panel.
Las excepciones. El que no se registró, el que usó otro mail, el que llegó sin batería. El scanner tiene búsqueda por nombre para marcar el ingreso sin QR, y desde el panel se registra a alguien en el momento. Antes del evento ves el estado del envío de cada mail y reenviás el código a quien no lo recibió.
Más de un día. El pico fuerte es el primer día; después la mayoría ya tiene su credencial. Se pueden bajar operadores, pero conviene sostener el puesto de excepciones.
Cómo se arma, paso a paso
- Definís categorías y sectores (auditorio, salas, talleres, zona de expositores) y la matriz de permisos.
- Repartís un link de registro por categoría: el general a la web y al mailing, los demás a cada responsable.
- Cada registrado recibe su QR por email, con la credencial en PDF y la identidad del evento.
- Se configuran los puntos de control y se hacen las pruebas previas, incluidas en todos los planes.
- El día del evento separás puestos: escaneo, impresión de credenciales y excepciones.
- Al cierre queda el reporte final por categoría, punto de acceso y hora y el padrón exportable.
Qué plan suele corresponder
Se cotiza por evento según asistentes, puntos de acceso y soporte.
- Base, desde USD 600 (hasta 500 asistentes): una jornada chica con una sola entrada. Incluye 1 punto de acceso, reporte en vivo y soporte remoto, sin operadores ni impresión de credenciales.
- Pro, desde USD 1.500 (500 a 2.000 asistentes): el caso típico de un congreso con salas o una feria mediana. Incluye hasta 4 puntos de acceso, reporte por punto, soporte en sitio por una jornada, 2 operadores incluidos e impresión de credenciales en el lugar.
- Enterprise, a cotizar (más de 2.000 asistentes): exposiciones grandes. Incluye puntos de acceso ilimitados, impresión en varios puntos, equipo dedicado e integraciones a medida.
Si dura varios días, se calcula por jornadas. Extras: operador adicional desde USD 100 por jornada y credencial premium plastificada desde USD 3.
Preguntas frecuentes
¿Puedo controlar quién entra a cada sala o taller?
Sí. Cada punto de control se configura por separado: el ingreso general consume el acceso, una sola vez, y las salas o talleres solo lo validan, así la persona puede entrar y salir varias veces sin que vuelva a sumar al conteo. Con la matriz de permisos definís qué categoría puede entrar a cada sector.
¿Cómo registro a ponentes, sponsors y prensa sin que se mezclen con el público?
Con un link de registro propio para cada categoría. La clave del link es opaca, así que quien se registra por ahí queda en esa categoría sin verla ni elegirla, y en la puerta el sistema ya sabe a qué sectores puede entrar.
¿Necesito internet en el salón o en el predio?
Sí. PASE valida en línea para que todos los puntos de control estén sincronizados en tiempo real: si alguien entra por una puerta, figura como ingresado en todas. Conviene prever una conexión estable o un plan de datos de respaldo en el lugar.
¿Los sponsors pueden ver cuánta gente vino?
Sí. Al terminar queda un reporte con la asistencia real y el desglose por categoría, por punto de acceso y por hora. Se comparte por link y no muestra datos personales de los asistentes.
Poné la puerta de tu congreso en PASE
Registro por categoría, varios puntos de control, credenciales impresas y reporte en vivo. Base desde USD 600, Pro desde USD 1.500, Enterprise a cotizar.
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