Guía
Qué datos pedirle a los asistentes al registrarse (y cuáles te van a sobrar)
Para acreditar alcanza con el nombre y apellido, y el email es lo que hace que la persona reciba su código. Todo campo extra tiene que justificarse con un uso concreto: la puerta, la credencial impresa o el seguimiento posterior. Si un dato no se usa en ninguno de los tres, está de más.
La regla: cada campo se paga en registros
Un formulario de registro no es un censo. Cada campo que agregás suma fricción, y la fricción se paga en gente que empieza a registrarse y no termina. Antes de sumar un campo, la pregunta no es "¿estaría bueno tenerlo?" sino "¿qué decisión concreta voy a tomar con este dato?".
Por eso en PASE el registro es corto a propósito: nombre y apellido (obligatorio) y email (opcional). Con eso ya se emite el código único de la persona y queda cargada en el padrón del evento.
Los que sí
Nombre y apellido
Es el único campo verdaderamente obligatorio. Sirve para tres cosas: que el operador vea quién está entrando cuando escanea, que la persona se pueda buscar por nombre si llega sin su código, y que salga impreso en la credencial.
Técnicamente es opcional, pero es lo que hace que el sistema funcione solo. Es por donde viaja el código QR y la credencial en PDF, y es el canal para reenviarlo si la persona lo pierde. PASE además guarda el estado de ese envío por registrante (pendiente, enviado, falló o sin email), así que antes del evento podés ver quién no recibió nada y resolverlo.
Sin email, la persona igual queda registrada y puede entrar: alguien le tiene que pasar su código o buscarla por nombre en la puerta. Es viable, pero es trabajo manual.
Empresa y cargo (si hay networking)
En congresos y eventos corporativos, la credencial cumple una función social: que la gente sepa con quién está hablando. Si ese es tu caso, empresa y cargo se justifican. Si tu evento no tiene ese componente, no.
Los que casi siempre sobran
- DNI o documento: solo si el lugar lo exige o hay un requisito de seguridad concreto. Quien valida el ingreso es el código único, no el documento, así que pedirlo suma fricción y te obliga a cuidar un dato sensible sin ganar control.
- Teléfono: casi nunca se usa. Si el plan es avisar algo, el mail ya lo resuelve. Pedilo solo si de verdad vas a llamar o mandar un mensaje.
- "¿Cómo te enteraste del evento?": el dato es interesante para marketing, pero la respuesta es poco confiable y el costo en conversión es real. Si lo necesitás, medilo con parámetros en los links de invitación, no con una pregunta.
- Dirección postal: no tiene ningún uso el día del evento.
- Categoría del asistente: no la preguntes, asignala. Es el punto siguiente.
La categoría no se pregunta: se asigna con el link
Si ponés un desplegable de "tipo de asistente", te vas a encontrar con gente autodeclarándose prensa o VIP. La forma limpia es dar un link de registro distinto por categoría.
En PASE cada tipo de asistente tiene su propia clave de link, opaca, que no revela de qué categoría se trata. Quien se registra por ese link queda en esa categoría sin verla ni elegirla, y esa categoría es la que después define a qué sectores puede entrar según la matriz de permisos del evento.
Los que dependen del evento
Hay campos que no son ni buenos ni malos: dependen de si hay algo del otro lado que los consuma.
- Restricciones alimentarias: sí, si hay catering sentado. No, si es un coffee break.
- Talle: sí, si hay kit con remera. No, si no lo hay.
- Charlas o talleres a los que se anota: sí, si tenés cupo limitado por sala y necesitás controlarlo.
- Acompañante: sí, si el aforo lo contempla, y conviene que cada acompañante sea un registro propio para que cuente como una persona en el conteo de ingresos.
Qué hacer con los datos extra
Si tenés tu propia landing de inscripción, PASE la recibe: además del nombre, el email y la categoría, acepta un bloque de datos adicionales que quedan guardados junto al registro. Esos campos extra se pueden buscar desde el padrón del evento y salen en la exportación a CSV, que es como después los cruzás con lo que uses para el seguimiento.
Si un campo no se usa en la puerta, en la credencial o en el seguimiento, lo único que hace es bajar la cantidad de inscriptos.
Preguntas frecuentes
¿El QR lleva adentro los datos de la persona?
No. El código es un token aleatorio, sin datos personales adentro. Lo que identifica a la persona está en el sistema, no en el QR, así que si alguien fotografía un código no obtiene ningún dato.
¿Puedo agregar campos después de abrir la inscripción?
Los datos adicionales viajan como un bloque libre junto al registro, así que sumar un campo nuevo no rompe a los que ya se registraron: simplemente los registros viejos no lo tienen. Conviene decidirlo antes igual, para no quedarte con la mitad del padrón incompleto.
¿Y si alguien se registra dos veces?
Quedan dos registros y dos códigos distintos. Se ven en el padrón filtrando por nombre o email, y conviene limpiarlos antes del evento para que el conteo de inscriptos no quede inflado.
Un registro corto, un ingreso rápido
PASE emite el código con lo mínimo: nombre y email. Lo demás lo definís vos según tu evento.
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