Guía

Qué medir después del evento: el reporte de acreditación y cómo usarlo para el próximo

Por SOMOS DER · 30 de octubre de 2026 · 7 min de lectura

Después del evento, el reporte de acreditación tiene que contestar cinco preguntas: cuántos vinieron de los que se registraron, quiénes no vinieron, a qué hora llegó la mayoría, cuánto tardó cada persona en entrar y cuántos rechazos hubo y por qué. Cada respuesta se traduce en una decisión concreta para la próxima edición: cuánta gente invitar, cuántas puertas abrir, a qué hora reforzar y qué corregir en el registro.

Por qué el reporte de la puerta vale más de lo que parece

La acreditación es el único lugar del evento donde cada persona deja una marca con hora y lugar. Es el dato más duro que vas a tener: no es una encuesta ni una estimación a ojo, es un registro de quién entró, por dónde y cuándo.

La agencia de salud y seguridad del Reino Unido, en su guía para monitorear multitudes en eventos, explica que los sistemas de conteo en las entradas y salidas ayudan a estimar cuánta gente hay adentro, y que ese monitoreo sirve también para evaluar qué tan efectivas fueron las medidas que tomaste. En su página sobre controles de ingreso recomienda tener previsto cómo monitorear y estimar la cantidad de gente que llega y, para públicos grandes, fomentar llegadas escalonadas. Para eso necesitás saber cómo llegó la gente la vez anterior.

En PASE el reporte en vivo muestra ingresos por tipo, sector, puerta y hora durante el evento, y el reporte post-evento junta asistencia real, horas pico y tiempos de ingreso, con un informe de cierre para el cliente. Lo que sigue vale para cualquier sistema que te dé esos datos.

1. Asistencia real contra registrados, por tipo

El número de registrados es una promesa; el de ingresos es lo que pasó. La primera tabla del reporte tiene que poner los dos lado a lado, y no solo en total: separado por tipo de asistente (general, VIP, prensa, staff, expositores).

El total esconde las diferencias. Puede que el público general haya respondido como esperabas y los invitados VIP no, o al revés. Si en el registro cada tipo entró por su propio link, esta tabla sale sola; si todos se registraron por el mismo formulario y eligieron categoría, desconfiá de la columna de tipo.

Qué decidir con esto: cuánta gente invitar o registrar para llegar a la asistencia que buscás, y si conviene reforzar la confirmación de algún grupo en particular.

2. No-show: quién se registró y no vino

El no-show es la resta de los dos números anteriores, dividida por los registrados. Medilo por tipo y, si tenés más de una fecha o jornada, por día. No uses un porcentaje de otro evento ni uno que leíste por ahí: el tuyo depende del público, del precio (o de si es gratis), del día y del clima.

Dos cruces que suelen explicar mucho:

• Fecha de registro. Compará el no-show de los que se registraron con mucha anticipación contra los que se registraron en los últimos días.
• Mail de confirmación. Si hubo gente que nunca recibió el QR (por un mail mal escrito, por ejemplo), una parte del no-show no es desinterés sino un problema de envío.

Qué decidir con esto: si sobrevender cupos en eventos gratuitos, cuándo mandar el recordatorio y a quién, y cuánto catering, material o asientos preparar.

3. Horas pico: cuánta gente llegó junta

La curva de ingresos por franja horaria es el gráfico más útil del reporte. Te muestra cuándo se juntó la gente en la puerta y cuánto duró ese momento. El total de asistentes te dice el tamaño del evento; la hora pico te dice el tamaño de la puerta que necesitás.

Miralo por puerta, no solo en general. Si tuviste dos accesos y uno recibió casi todo el pico, el problema no fue de capacidad total sino de reparto: señalización, cercanía al transporte o al estacionamiento, o una puerta que la gente no vio.

Qué decidir con esto: a qué hora reforzar operadores, si abrir una puerta más solo durante el pico, y si conviene escalonar la llegada (por horario en la invitación, por actividad de bienvenida o por tipo de asistente). En cuántos puntos de acceso y operadores necesito está el cálculo paso a paso.

4. Tiempos de ingreso: cuánto tardó cada persona

El tiempo de ingreso responde si la puerta funcionó. Lo que importa no es solo el promedio sino cómo se comportó durante el pico: una puerta que anda rápida a las 19 y se traba a las 20 tiene un problema que el promedio del día no muestra.

Cuando el tiempo sube, buscá la causa en el propio evento:

• Gente sin el QR a mano que busca el mail en la fila. Se corrige con un recordatorio el mismo día y con la opción de recuperar el pase antes de llegar.
• Altas manuales en la puerta de gente que no se había registrado. Si fueron muchas, conviene un punto separado para eso (ver registro en la puerta sin inscripción previa).
• Impresión de credenciales en el momento, que suma tiempo por persona. Evaluá si hace falta imprimir para todos o solo para algunos tipos.
• Problemas de conexión en un punto de acceso. Revisá si coinciden con los momentos lentos (y leé qué hacer si se cae internet en la puerta).

5. Rechazos: duplicados y no autorizados

Cada lectura que no terminó en un ingreso válido es información. En PASE quedan registradas como DUPLICADO (el QR ya se usó) o NO AUTORIZADO (ese tipo de asistente no tiene permiso en ese punto), con hora y punto de control.

• Muchos duplicados en la puerta principal suelen indicar QR reenviados o capturas compartidas. También pueden ser la misma persona escaneando dos veces por no ver la pantalla: mirá si los duplicados son segundos después del ingreso válido o mucho más tarde.
• Muchos no autorizados en un sector suelen indicar que la señalización lleva a la gente al lugar equivocado, o que un grupo quedó con una categoría que no correspondía.

Qué decidir con esto: si cambiar el texto del mail («este QR es personal, no lo reenvíes»), dónde poner carteles y qué revisar en la matriz de permisos antes de la próxima.

Cómo convertir el reporte en un plan para el próximo

El reporte no sirve si queda en una carpeta. Hacé una reunión corta con el equipo de puerta dentro de la semana, cuando todavía se acuerdan de lo que pasó, y salí con una lista de decisiones, no de impresiones. Un formato que funciona:

• Lo que medimos: los cinco números de arriba, por tipo y por puerta.
• Lo que pasó: qué explica cada número, con lo que vieron los operadores.
• Lo que cambiamos: una acción por problema, con responsable.

Guardá el reporte de cada edición en el mismo formato. Con dos o tres ediciones ya vas a poder estimar el no-show y la hora pico de tu propio público, que es mucho mejor que cualquier promedio general. En cuánta gente entró a tu evento está el detalle de cómo contar bien.

El total te dice cuánta gente vino. La hora pico, el no-show y los rechazos te dicen qué hacer distinto la próxima vez.

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