Festivales y congresos

Cómo acreditar un festival o congreso de varios días

Por SOMOS DER · 30 de octubre de 2026 · 7 min de lectura

En un evento de varias jornadas conviene un solo QR por persona y que el permiso, no el código, diga qué días puede entrar. Antes de abrir hay que decidir tres cosas: qué tipos de pase existen (todos los días o un día suelto), si la puerta de cada jornada se pasa una sola vez o admite reingresos, y cómo vas a leer la asistencia de cada día por separado. Si eso está resuelto en la configuración, la puerta del segundo día es igual de simple que la del primero.

El problema real del segundo día

El primer día de un festival o de un congreso se suele preparar bien. El problema aparece el segundo: gente que ya se acreditó y vuelve, gente que viene solo ese día, el que perdió la credencial impresa, el que reenvió el QR a un amigo porque él no iba. Si el sistema trata al evento como una sola puerta, el segundo día todos aparecen como DUPLICADO y la fila se traba.

La guía de credenciales para espacios públicos de la CISA, la agencia de seguridad de infraestructura de Estados Unidos, lo plantea así para el personal y los participantes: hay credenciales que vencen en un día específico del evento y otras que valen para todo el evento. También recomienda emitir pases por día o por evento además de los de temporada, para determinar niveles de acceso y registrar la asistencia evento por evento. Esa distinción, pase de todo el evento contra pase de un día, es la base de todo lo demás.

Y no es solo un tema de entradas. The Purple Guide, la guía de referencia del Reino Unido para seguridad en eventos, trata los controles de ingreso y egreso, las políticas de admisión y la acreditación de invitados dentro del capítulo de manejo de multitudes, que abarca mantener seguros a quienes asisten y a quienes trabajan en el evento. En un evento de varios días ese manejo se repite cada mañana, con un público que en parte ya entró el día anterior.

Decisión 1: qué tipos de pase hay

Armá la lista antes de abrir el registro. En un festival de tres días suele quedar algo así:

• Pase completo: entra los tres días.
• Pase de un día: uno por jornada (viernes, sábado, domingo).
• Prensa, staff, proveedores, artistas: cada uno con sus días y sus sectores, que no siempre coinciden con los del público.

En PASE cada uno es un tipo de asistente con su propio link de registro, así nadie se anota como pase completo si compró un día. Y en un congreso, donde a veces el ponente solo viene el día de su charla, se resuelve igual: su tipo tiene permiso solo para esa jornada. Para staff y proveedores, mirá cómo acreditar staff, proveedores y artistas.

Decisión 2: una credencial para todos los días o una por día

Las dos opciones tienen sentido:

• Una credencial para todo el evento. Es lo más cómodo para el asistente y lo más común en congresos: se acredita el primer día, se lleva la credencial colgada y la usa hasta el final. Pide que el control diario siga siendo por QR, porque una credencial impresa no se vence sola.
• Una por día. Tiene sentido cuando el público cambia mucho de un día al otro, o cuando la credencial física sirve también para identificar visualmente quién puede estar adentro esa jornada. La misma guía de la CISA recomienda que las credenciales del personal tengan una marca que indique si valen durante los días de evento, y que cada punto de acceso tenga un tablero de muestra (solo para el staff) con las credenciales que habilitan esa entrada.

PASE imprime credenciales en varios tamaños, así que la credencial física puede llevar el tipo de pase bien visible. Pero sea cual sea la opción, la regla es la misma: un QR por persona, y el permiso de cada tipo dice qué días entra.

Decisión 3: pase que se consume o pase con reingreso

En PASE la regla vive en el tipo de asistente. Hay dos formas de armar la puerta de un evento de varios días:

• Pase de un día, sin reingreso. El QR entra una vez y se quema. Si alguien intenta pasar de nuevo con el mismo código, sale DUPLICADO, y el marcado es atómico: aunque dos lectores escaneen a la vez, entra uno solo. Es lo que conviene para entradas de un día y para turnos con cupo.
• Pase de todos los días, con reingreso. El QR no se consume: la persona entra el viernes, el sábado y el domingo, y puede salir y volver. Cada paso por la puerta queda registrado con su día y su hora, así que igual sabés cuándo vino. Es lo que conviene para abonos, invitados, prensa y staff.

La contra del reingreso es que ese pase no se frena por doble ingreso. Por eso tiene que ser personal (un QR por persona, con nombre) y no un código compartido. Si el predio permite salir y volver, una pulsera o un sello del día ayuda a que la puerta no tenga que escanear a todos cada vez.

Una aclaración de presupuesto: cada punto de control cuenta para el plan (Base incluye 1, Pro hasta 4, Enterprise ilimitados; ver precios). Si sumás puertas o sectores internos, contalos antes.

Qué pasa en la puerta cada mañana

Antes de abrir cada jornada, el responsable revisa tres cosas: que la puerta esté lista, que los operadores tengan claro qué tipos entran ese día, y que esté resuelto qué se hace con el que perdió su QR. Para eso, PASE tiene «Recuperar mi pase», que le reenvía el QR al mail con el que se registró, y el alta manual en la puerta para los casos que el responsable autoriza.

El que tiene pase de sábado y se presenta el viernes va a ver NO AUTORIZADO en la pantalla del operador. Conviene que eso esté explicado en la landing y en el mail con el QR, para que la discusión no se dé en la fila.

El reporte por día

En un evento de varios días, el número que más se pide después es la asistencia de cada jornada, no el total. El reporte en vivo de PASE muestra los ingresos por tipo, sector, puerta y hora, y el post-evento resume horas pico, asistencia real y tiempos de ingreso. Como cada paso queda con su día y su hora, la lectura es directa: cuántos pases completos vinieron el domingo, a qué hora entró la mayoría el sábado, cuántos pases de un día no se presentaron. PASE además tiene una vista por día con los ingresos de cada jornada.

La guía de la CISA sugiere, si se puede, armar planillas diarias desde el sistema de credenciales con lo emitido por función y acceso. Hacelo al cierre de cada jornada, mientras el equipo todavía recuerda qué pasó. Para el informe final al cliente, mirá qué medir después del evento.

Un QR por persona. Un permiso que dice qué días. Y cada paso por la puerta, anotado con su día y su hora.

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