Planificación

Cuántos puntos de acceso y operadores necesito en la puerta de mi evento

Por SOMOS DER · 30 de octubre de 2026 · 7 min de lectura

La cantidad de puntos de acceso no sale del total de asistentes sino de cuánta gente llega junta. El método tiene tres pasos: estimá cuántas personas llegan en la franja más cargada, medí en un ensayo cuánto tarda un ingreso completo, y dividí. Los operadores salen de sumar uno por punto más los papeles que no son escanear: fila, excepciones, supervisión y relevos.

Por qué «cuántos asistentes» es la pregunta equivocada

Dos eventos con la misma cantidad de gente pueden necesitar puertas muy distintas. En un congreso de dos días la gente llega repartida a lo largo de la mañana y vuelve después del almuerzo. En un recital, casi todos llegan en la última hora antes de que empiece el show. En una fiesta corporativa, llegan cuando termina la jornada laboral, todos juntos. El total es el mismo; el pico no.

Por eso las guías de seguridad hablan de llegadas, no de totales. La página de controles de manejo de público de la HSE, el organismo de seguridad laboral del Reino Unido, recomienda en eventos grandes escalonar las llegadas, y donde las llegadas puedan superar lo que el lugar soporta con seguridad, monitorear y estimar cuánta gente está llegando. Lo que dimensiona la puerta es ese flujo.

Paso 1: estimá las llegadas por franja horaria

Dividí el tiempo de ingreso en franjas cortas (de quince minutos, por ejemplo) y estimá cuánta gente llega en cada una. Las fuentes para estimarlo, de la más confiable a la menos:

• Tu propio evento anterior. Si lo hiciste con un sistema que registra la hora de cada ingreso, ya tenés la curva. En PASE el reporte post-evento muestra las horas pico y los ingresos por hora, que es justamente este dato.
• La hora de convocatoria y la de inicio. Si la invitación dice «acreditación de 8 a 9, apertura 9», la mayoría va a llegar en la segunda mitad de esa hora. Asumí que el pico está cerca del inicio, no repartido parejo.
• Lo que vos podés mover. Si das horarios distintos por tipo de asistente, o un beneficio para el que llega temprano, estás aplanando el pico. La HSE habla precisamente de fomentar llegadas escalonadas.

El número que necesitás es el de la franja más cargada. Las demás franjas importan para saber cuándo podés cerrar puntos o mandar gente a descansar, pero la puerta se arma para el pico.

Paso 2: medí el tiempo por persona en un ensayo

Este es el dato que casi nadie tiene y que nadie te puede dar de memoria, porque depende de tu puerta: si hay control de bolsos, si se imprime credencial, si se pide documento, si el operador además da indicaciones, si hay luz para que la cámara lea bien el QR.

Hacé un ensayo antes del evento:

• Armá el punto tal cual va a estar: mismo dispositivo, misma mesa, mismo control.
• Registrá a personas de prueba para que tengan su QR y pasalos en celulares distintos, con brillo distinto, algunos con la pantalla rota o con el mail abierto en vez de la credencial.
• Cronometrá desde que una persona llega al punto hasta que la siguiente puede avanzar. Ese es el tiempo que importa, no solo lo que tarda el escaneo.
• Repetilo varias veces y usá un valor realista, tirando a lento. El día del evento el operador está más cansado y la gente está menos preparada que en el ensayo.

En PASE el escaneo en sí responde al instante (VÁLIDO, DUPLICADO o NO AUTORIZADO), así que el tiempo que medís va a estar dominado por todo lo demás: sacar el celular, buscar el mail, el bolso, la credencial impresa. Por eso conviene medirlo en tu puerta y no confiar en ningún número genérico.

Paso 3: la cuenta

Con esos dos datos, la cuenta es simple:

• Capacidad de un punto en una franja = duración de la franja dividida por el tiempo por persona que mediste.
• Puntos necesarios = personas que llegan en la franja más cargada dividido por la capacidad de un punto en esa franja, redondeado para arriba.

Después agregá margen. Un punto de más armado y sin abrir sale mucho más barato que una fila que se desborda a la vereda. Y si el resultado da un número de puntos que no entra físicamente en tu acceso, el problema no es de operadores: tenés que escalonar llegadas o abrir otra puerta.

Si tenés más de una puerta física, hacé la cuenta por puerta, con las llegadas que esperás en cada una. En PASE las puertas se sincronizan entre sí y el anti doble ingreso es atómico (si dos lectores escanean el mismo QR al mismo tiempo, entra uno), así que podés repartir la gente donde convenga sin riesgo de que un mismo pase entre dos veces.

Paso 4: los operadores no son solo los que escanean

Por cada punto de acceso, al menos una persona escaneando. Pero una puerta que funciona tiene otros papeles, y si los cubre el mismo que escanea, el escaneo se para:

• Ordenar la fila. Alguien que avise «tené el QR abierto» antes de que la persona llegue al punto. Es lo que más baja el tiempo por persona.
• Mostrador de excepciones. El que no tiene QR sale de la fila y se resuelve aparte. Lo explicamos en qué hacer con quien llega sin haberse registrado.
• Supervisión. Una persona que decide excepciones, mira el reporte y mueve gente entre puertas.
• Relevos. Si el ingreso dura horas, nadie escanea bien todo el tiempo sin parar.
• Sectores internos. Si hay VIP, backstage o salas con permiso propio, cada uno es otro punto con su operador. Ver control de acceso a sectores.

Para referencia de presupuesto: el plan Base de PASE incluye 1 punto de acceso y soporte remoto; Pro, hasta 4 puntos con 2 operadores y soporte en sitio; Enterprise, puntos ilimitados y equipo dedicado (ver precios). Los operadores en sitio de SOMOS DER son opcionales, y si preferís armar tu propio equipo, lo podés conseguir en LABURO.

Paso 5: el día del evento, mirá y corregí

El cálculo es una estimación. El día del evento tenés el dato real. La página de monitoreo de público de la HSE recomienda vigilar entradas, salidas y los lugares donde la gente hace fila, y usar sistemas de conteo en los puntos de ingreso para estimar cuánta gente hay adentro o en cada sector. El reporte en vivo de PASE muestra los ingresos por puerta, sector, tipo y hora, así que ves qué punto se está cargando mientras pasa.

Con ese dato: si una puerta tiene fila y otra está vacía, mové un operador o redirigí a la gente; si todas están cargadas, abrí el punto de reserva. Como PASE corre en el navegador, un operador más puede escanear con otro celular sin instalar nada. Y tené en cuenta que necesita internet en la puerta: si la red no está probada, el dimensionamiento no sirve. Ver qué hacer si se cae internet en la puerta.

Paso 6: guardá el dato para la próxima

Después del evento, el reporte post-evento de PASE te deja las horas pico, la asistencia real y los tiempos de ingreso. Es exactamente lo que te faltaba en el paso 1 y el paso 2. La segunda vez que hacés el mismo evento, ya no estimás: calculás.

La puerta se dimensiona por el pico, no por el total. Y el tiempo por persona se mide en tu puerta, no se copia de otro evento.

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