Planejamento

Quantos pontos de acesso e operadores o seu evento na Argentina precisa?

Por SOMOS DER · 30 de outubro de 2026 · 7 min de leitura

O número de pontos de acesso não sai do total de participantes, sai de quantas pessoas chegam ao mesmo tempo. O método tem três passos: estimar quantas pessoas chegam na faixa de horário mais cheia, cronometrar uma entrada completa num ensaio e dividir. A equipe sai daí: uma pessoa por ponto mais as funções que não são leitura, como a fila, as exceções, a supervisão e o revezamento. Se você organiza do Brasil e vai contratar equipe local na Argentina, este é o briefing que vale mandar antes que alguém lhe passe um número de pessoas.

Por que "quantos participantes" é a pergunta errada

Dois eventos com o mesmo número de convidados podem precisar de entradas muito diferentes. Num congresso de dois dias, as pessoas chegam espalhadas pela manhã e voltam depois do almoço. Num show, quase todo mundo chega na última hora antes da apresentação. Numa festa corporativa, chegam quando termina o expediente, todos juntos. O total é o mesmo; o pico, não.

Por isso as orientações de segurança falam de chegadas, não de totais. A página do Health and Safety Executive do Reino Unido sobre controle de multidões diz que, para públicos maiores, é preciso "encourage phased arrivals and departures" (incentivar chegadas e saídas escalonadas) e, quando as chegadas podem passar do que o local comporta com segurança, ter "arrangements for monitoring and estimating the numbers of people arriving" (meios para monitorar e estimar o número de pessoas que estão chegando). É esse fluxo que dimensiona a entrada.

Passo 1: estimar as chegadas por faixa de horário

Divida a janela de entrada em faixas curtas (de quinze minutos, por exemplo) e estime quantas pessoas chegam em cada uma. As fontes, da mais à menos confiável:

• A sua edição anterior. Se você a fez com um sistema que registra o horário de cada entrada, já tem a curva. No PASE, o relatório de fechamento mostra os horários de pico e as entradas por hora, que é exatamente esse número.
• O horário da convocação e o do início. Se o convite diz "credenciamento das 8h às 9h, abertura às 9h", a maioria vai chegar na segunda metade dessa hora. Considere que o pico fica perto do início, não distribuído de forma uniforme.
• O que você pode mudar. Horários de chegada diferentes por tipo de participante, ou um motivo para chegar cedo, achatam o pico. No PASE também dá para abrir turnos com vagas por faixa de horário: o participante escolhe o horário, vê quantas vagas restam, e a faixa que lota se fecha sozinha.

O número de que você precisa é o da faixa mais cheia. As outras dizem quando dá para fechar pontos ou mandar a equipe para o intervalo, mas a entrada se monta para o pico.

Passo 2: cronometrar cada entrada num ensaio

Este é o número que quase ninguém tem e que ninguém pode lhe dar de cabeça, porque depende da sua entrada: com ou sem revista de bolsas, com ou sem crachá impresso, com ou sem conferência de documento, se o operador também dá informações, se há luz suficiente para a câmera ler o QR code.

• Monte o ponto exatamente como ele vai ser: o mesmo aparelho, a mesma mesa, as mesmas verificações.
• Inscreva pessoas de teste para que recebam o QR code e leia os códigos em celulares diferentes, com brilhos de tela diferentes, algum com a tela trincada ou com o e-mail aberto em vez do passe.
• Cronometre desde que uma pessoa chega ao ponto até que a próxima possa avançar. Esse é o tempo que importa, não só a leitura.
• Repita várias vezes e use um valor realista, puxando para o lento. No dia, os operadores estão mais cansados e os convidados, menos preparados que no ensaio.

No PASE, a leitura em si responde na hora (válido, duplicado ou não autorizado), então o tempo que você medir vai ser dominado por todo o resto: tirar o celular, achar o e-mail, a bolsa, o crachá impresso. Meça na sua própria entrada em vez de confiar num número genérico.

Passo 3: fazer a conta e somar margem

• Capacidade de um ponto numa faixa = duração da faixa dividida pelo tempo por pessoa que você mediu.
• Pontos necessários = pessoas que chegam na faixa mais cheia divididas pela capacidade de um ponto, arredondando para cima.

Depois some margem. Um ponto de reserva montado e sem uso custa bem menos que uma fila que chega à calçada. Se o resultado der mais pontos do que cabem fisicamente na entrada, o problema não é de equipe: escalone as chegadas ou abra outra porta. Com mais de uma porta física, faça a conta por porta. As portas do PASE ficam sincronizadas entre si e a entrada duplicada é bloqueada de forma atômica (se dois leitores leem o mesmo código no mesmo instante, só uma entrada passa), então você pode dividir as pessoas entre portas sem que o mesmo passe entre duas vezes.

Passo 4: a equipe não é só quem lê o QR code

Cada ponto de acesso precisa de pelo menos uma pessoa lendo os códigos. Uma entrada que funciona tem outras funções, e se quem lê tiver que cobri-las, a leitura para:

• Organização da fila. Alguém que diga às pessoas "deixe o QR code aberto" antes que cheguem ao ponto. É o que mais reduz o tempo por pessoa.
• Balcão de exceções. Quem não tem QR code sai da fila e é atendido à parte. O leitor do PASE tem busca por nome para marcar a entrada sem código.
• Supervisão. Uma pessoa que decide as exceções, acompanha o relatório e remaneja a equipe entre as portas.
• Revezamento. Se a entrada dura horas, ninguém lê bem sem parar.
• Zonas internas. Áreas VIP, backstage ou salas com permissão própria são, cada uma, outro ponto com o seu operador.

Quando você contratar equipe local a partir do Brasil, mande esta lista de funções, e não só um número de pessoas. Peça que pelo menos o balcão de exceções e o supervisor falem inglês (e, se possível, português) se os seus convidados forem internacionais. Lembre também que a página de inscrição e o e-mail do QR existem em espanhol e em inglês, sem versão em português: para participantes do Brasil, mande o link em espanhol ou force o inglês acrescentando ?lang=en.

O que isso significa nos planos do PASE e na equipe local

Para o orçamento: o Base inclui 1 ponto de acesso com suporte remoto e sem operadores no local; o Pro inclui até 4 pontos, 2 operadores e suporte presencial por um dia de evento; o Enterprise tem pontos ilimitados e equipe dedicada (veja os preços). O Base começa a partir de USD 600, o Pro a partir de USD 1.500 e o Enterprise é sob consulta. Extras: operador adicional a partir de USD 100 por dia de evento e supervisor de credenciamento a partir de USD 160 por dia de evento; deslocamento e diárias fora de Buenos Aires dependem do destino. Os operadores presenciais da SOMOS DER são opcionais; se você preferir montar a sua própria equipe de entrada na Argentina, encontra pessoal para eventos no LABURO.

No dia: acompanhar, corrigir e guardar os dados

A conta é uma estimativa; no dia você tem o número real. A página do HSE sobre monitoramento de multidões inclui "entrances and exits" (entradas e saídas) e "areas where people queue" (áreas onde as pessoas fazem fila) entre os lugares a monitorar, e observa que "counting systems at entry and exit points can help you estimate numbers within your venue or area of the venue" (sistemas de contagem nos pontos de entrada e saída ajudam a estimar quantas pessoas há no local ou numa área do local). O relatório ao vivo do PASE mostra as entradas por porta, zona, tipo de participante e hora, então você vê qual ponto está carregando enquanto acontece.

Se uma porta tem fila e outra está vazia, mude um operador de lugar ou redirecione as pessoas; se todas estão cheias, abra o ponto de reserva. O PASE roda no navegador, então um operador extra pode ler códigos com outro celular sem instalar nada. Ele precisa de internet na entrada: se a conexão não foi testada, o dimensionamento não vale nada. Depois do evento, o relatório de fechamento guarda os horários de pico, a presença real e os horários de entrada, que é exatamente o que faltava nos passos 1 e 2. Na segunda vez que você fizer o mesmo evento, vai calcular em vez de estimar.

Dimensione a entrada para o pico, não para o total. E meça o tempo por pessoa na sua própria entrada; não copie de outro evento.

Perguntas frequentes