Checklist

Plano da entrada do evento: como montar, com um checklist para a véspera

Por SOMOS DER · 30 de outubro de 2026 · 7 min de leitura

O plano da entrada de um evento é uma página só que responde a cinco perguntas: quem entra, por qual porta, com qual credencial, quem confere e o que acontece quando algo dá errado. Monte uma semana antes do evento e revise na véspera com um checklist curto: tipos de participante e permissões fechados, pontos de controle configurados, aparelhos carregados, rede testada no local e cada operador sabendo para quem ligar. Se você está produzindo um evento na Argentina a partir do Brasil, o plano também é o que permite que uma equipe local opere a sua entrada do jeito que você faria.

O que é o plano da entrada e por que ele precisa caber em uma página

Na maioria dos eventos, a informação da entrada fica espalhada: a lista de convidados num e-mail, as permissões da imprensa num chat, o horário de abertura no roteiro e o telefone do supervisor na cabeça de alguém. No dia, o operador que lê os códigos não tem tempo de procurar nada. Ele precisa de uma página que consiga ler em trinta segundos. Quando quem escreve o plano está em São Paulo, Nova York ou Madri e quem fica na porta está em Buenos Aires, essa página também é a passagem de bastão.

O plano da entrada não substitui o plano de segurança do local nem as suas licenças, que definem capacidade e evacuação. Ele é a parte operacional da entrada. O capítulo de gestão de público do The Purple Guide, referência britânica em segurança de eventos, começa por aí: diz que o processo de gestão de público «starts with how people will access the event» (começa pela forma como as pessoas vão acessar o evento) e lista os controles de entrada e saída e os sistemas de filas como seções desse mesmo capítulo.

As cinco partes do plano

1. Quem entra

Liste os tipos de participante: geral, VIP, imprensa, equipe, fornecedores, palestrantes ou artistas. Para cada um, quantos você espera e a partir de que horário chegam. Com o PASE, cada tipo tem o seu próprio link de inscrição, então o número de cada linha sai do sistema, não de um chute.

É aqui também que você decide se um tipo tem reentrada. Um tipo com reentrada não esgota o QR: a pessoa pode sair e voltar, e cada passagem fica registrada com data e hora. Um tipo sem reentrada entra uma vez e o QR é consumido; se alguém tentar de novo com o mesmo código, a tela mostra DUPLICADO. Anote isso tipo por tipo, porque é a pergunta que os operadores mais ouvem na porta.

2. Por qual porta

Um mapa simples, mesmo feito à mão, com cada ponto de controle marcado e quais tipos passam por cada um. Se equipe e fornecedores usam uma entrada de serviço, ela vai no mapa. Se a imprensa tem um balcão próprio, também.

3. Com qual credencial

QR no celular, crachá impresso ou os dois. Se você vai imprimir na porta, anote onde fica a impressora, qual tamanho de crachá usa e quem opera. Públicos mistos pesam aqui: a página de inscrição e o e-mail com o QR existem em espanhol e em inglês (seguem o idioma do navegador, e ?lang=en no link força o inglês), então confira qual link foi para qual grupo. Não há versão em português: para convidados brasileiros, use o link em inglês ou em espanhol.

4. Quem confere

Um nome por ponto de controle, com o seu turno, e um supervisor com autoridade para decidir os casos duvidosos. O Public Venue Credentialing Guide da CISA (maio de 2020) recomenda treinar o pessoal de controle de acesso para reconhecer as credenciais permitidas na sua área específica e entender os procedimentos para negar a entrada, além de desenvolver procedimentos específicos para acionar a segurança. Na prática, isso é uma linha no plano: «se acontecer X, ligue para Y». O mesmo guia sugere um quadro de credenciais em cada ponto de controle mostrando quais credenciais valem ali, que é exatamente o que faz a tabela de permissões do seu plano. Se o supervisor é da sua equipe e os operadores são locais, garanta que eles falem a mesma língua, ou que o plano esteja escrito também em espanhol.

5. O que fazer quando algo falha

Três cenários mínimos, com a resposta por escrito:

• O convidado não tem o QR. Peça que use a opção de recuperar o acesso («Recover your access» em inglês, «Recuperá tu acceso» em espanhol), que reenvia o QR por e-mail na hora. Se a pessoa não está inscrita e o evento permite, inscreva manualmente na porta.
• A tela diz NÃO AUTORIZADO ou DUPLICADO. Nada de discussão na fila: a pessoa vai para o lado e o supervisor decide.
• A internet cai. O PASE precisa de conexão na porta; se a rede falha, ele mostra que está sem conexão e deixa tentar de novo. O plano tem que dizer qual é a rede reserva (por exemplo, um celular de outra operadora compartilhando a conexão) e quem faz a troca.

O checklist da véspera

Na véspera não se desenha nada: tudo se confere. Esta é a lista, na ordem que funciona melhor.

Dados e permissões

• Tipos de participante fechados, cada um com a sua regra de reentrada definida.
• Matriz de permissões revisada: qual tipo entra em qual zona. Se você usa turnos com vagas limitadas, confira se todos os turnos estão configurados.
• Inscrições conferidas por tipo: se um tipo tem bem menos inscritos do que o esperado, descubra o motivo hoje, não amanhã na porta.
• Inclusões de última hora (convidados do cliente, imprensa atrasada) carregadas no sistema, não guardadas numa folha de papel à parte.

Pontos de controle e aparelhos

• Cada ponto de controle criado com um nome claro («Porta 1 geral», «Entrada VIP») e configurado como entrada única ou com reentrada, conforme o plano.
• Um aparelho por ponto de controle, mais um reserva, com bateria cheia e carregador ou power bank. Se você leva carregadores do Brasil, confira as tomadas e a voltagem no local.
• Se você usa leitores físicos, teste com o aparelho com que eles vão trabalhar.
• Impressora de crachás com insumos, se você vai imprimir.

Local e rede

• Confirme com o local a que horas você pode entrar para montar a entrada e onde ficam as tomadas.
• Teste a rede no ponto exato onde cada operador vai ficar, não no escritório do local. O ideal é fazer um ensaio completo da entrada.
• Tenha a rede reserva anotada e testada.

Pessoas

• Cada operador tem o plano da entrada e sabe o seu ponto de controle, o seu turno e o telefone do supervisor.
• Cada operador abriu a tela de leitura pelo menos uma vez e viu um VÁLIDO, um DUPLICADO e um NÃO AUTORIZADO com QR codes de teste.
• Está claro quem abre a porta, quem fecha e quem acompanha o relatório ao vivo durante o evento.

Comunicação com os convidados

• O PASE não envia lembretes automáticos. Se você quer que as pessoas cheguem com o QR à mão, mande você mesmo uma mensagem na véspera com o horário, a porta que corresponde a cada uma e um aviso de que podem receber o acesso de novo por e-mail se não o encontrarem. Escreva os horários no formato de 24 horas («19:00») para ninguém se confundir.
• Se houver condições de entrada (idade mínima, documento), coloque na mensagem e por escrito na porta.

Quantas portas você precisa

O plano da entrada não inventa capacidade: ele mede. Conte quantas pessoas você espera na hora de pico de chegada e meça no ensaio quantas pessoas por minuto um operador consegue passar na sua configuração (QR na tela, com impressão, com conferência de documento). Esses dois números dizem quantos pontos de controle você precisa para a fila não crescer. Se é o seu primeiro evento nesse formato, pegue o número do ensaio e acrescente um ponto de controle como margem. O plano Base inclui 1 ponto de acesso, o Pro até 4 e o Enterprise ilimitados (veja os preços).

Se o operador precisa perguntar algo para alguém que não está na porta, essa resposta faltou no plano.

Perguntas frequentes