Ferias y exposiciones

Cómo acreditar una feria: expositores, visitantes, montaje y desarme

Por SOMOS DER · 30 de octubre de 2026 · 7 min de lectura

Para acreditar una feria hay que separar al menos tres públicos: visitantes, expositores y personal de montaje y desarme. Cada uno va como un tipo de asistente propio, con su link de registro, sus horarios y sus sectores. Los visitantes suelen entrar una vez por día, los expositores necesitan reingreso todo el día y el personal de montaje solo debería poder entrar en las jornadas previas y posteriores, por el acceso de servicio.

Por qué una feria no es un evento con una sola puerta

En un congreso, casi todos los asistentes hacen lo mismo: entran, van a las charlas, se van. En una feria conviven públicos que no tienen nada que ver entre sí. El visitante llega, recorre y se va. El expositor llega antes que nadie, sale a comer, vuelve, sale a buscar material al auto, vuelve. Y durante los días de armado y desarme el lugar está lleno de gente que no es ni visitante ni expositor: armadores de stands, electricistas, fleteros, técnicos de sonido y pantallas.

Si todos tienen el mismo tipo de credencial, la puerta no puede distinguirlos. El resultado típico: visitantes en el pabellón durante el montaje, expositores trabados en la fila general a la mañana, o un armador que vuelve el día de la feria con la credencial del montaje y pasa como si nada.

Paso 1: un tipo de asistente por cada público

La base de todo es la lista de tipos. Una estructura que funciona en la mayoría de las ferias:

• Visitante. Si la feria tiene varios días y querés saber cuánta gente vino cada día, un tipo por jornada. Si hay turnos con cupo (por ejemplo, franjas para visitas de escuelas), cada franja es su propio tipo.
• Visitante profesional o comprador. Si la feria tiene horario o sector exclusivo para profesionales, va separado del público general.
• Expositor. El personal de cada stand durante los días de feria.
• Montaje y desarme. Armadores, técnicos y proveedores que trabajan antes y después.
• Prensa, organización y staff, como en cualquier evento (ver acreditación de prensa y staff y proveedores).

En PASE cada tipo tiene su propio link de registro. Al visitante le llega el link de visitante; a cada empresa expositora, el de expositor. Así nadie elige su categoría: queda asignada por el link por el que entró.

La guía de credenciales para espacios públicos de la CISA, la agencia de seguridad de infraestructura de Estados Unidos, recomienda lo mismo en su guía: que las personas que vienen de afuera, entre ellas los expositores, pidan su credencial por un portal en línea, y que esos pedidos se dividan en categorías o grupos según su función.

Paso 2: reingreso sí o no, tipo por tipo

Esta es la decisión que más se nota en la puerta. En PASE un tipo con reingreso no consume el QR: la persona puede salir y volver, y cada paso queda registrado con día y hora. Un tipo sin reingreso entra una vez y el código se quema; un segundo intento aparece como DUPLICADO.

• Expositores: con reingreso. Entran y salen todo el día. Si su QR se quema en la primera pasada, a la media hora tenés una fila de expositores enojados en la puerta.
• Montaje y desarme: con reingreso, porque van y vienen con material. Pero con un tipo propio, para que su QR no habilite los días de feria.
• Visitantes: depende. Si querés evitar que una entrada se pase de mano, sin reingreso (un ingreso por persona por día). Si la feria permite salir y volver, con reingreso, y vas a tener el registro de cada paso.

Paso 3: sectores y puertas

Armá la matriz: tipos en las filas, sectores en las columnas. En una feria los sectores típicos son el pabellón de exposición, el acceso de servicio o de carga, la sala de conferencias si hay programa paralelo, la zona de negocios para compradores y la sala de prensa. Cada punto de control consulta esa matriz al escanear: si un visitante intenta entrar por el acceso de carga, la pantalla dice NO AUTORIZADO.

Una puerta de servicio separada para montaje y expositores en las horas previas a la apertura resuelve la mitad de los problemas. Si el lugar no la tiene, al menos un punto de control propio en la misma entrada, con su operador.

Paso 4: el montaje y el desarme son otro evento

Los días previos y posteriores tienen su propia lógica y conviene planificarlos como un evento aparte, con su plan de puerta (ver cómo armar el plan de puerta).

La guía de la CISA es concreta sobre el personal temporario: recomienda que su credencial esté atada a un trabajo específico, indique el período en que se hace ese trabajo y las áreas a las que tiene acceso. Para las entregas, que se programen y aprueben con anticipación, que se informe el nombre de los choferes y del personal que acompaña, y que se hagan en áreas designadas como los muelles de carga.

Traducido a una feria:

• Pedile a cada expositor, con tiempo, la lista de su gente de montaje: nombres, empresa y qué días vienen. Que la cargue cada uno por el link de montaje, no que te la mande en una planilla.
• Definí un cronograma de carga y descarga por franja y comunicalo por escrito. Si usás turnos con cupo, cada franja de carga puede ser un tipo propio con su link.
• Un punto de control en el acceso de carga, con operador, durante todo el montaje y el desarme.
• Al terminar el desarme, los tipos de montaje dejan de tener sentido: que no habiliten ningún sector en los días de feria.

El montaje y el desarme son trabajo, con herramientas, altura, electricidad y cargas. Las condiciones de seguridad se rigen por la Ley 19.587 de Higiene y Seguridad en el Trabajo y sus normas reglamentarias, que se aplican en todo el país, y por el reglamento del predio. La acreditación no reemplaza ese control: lo ordena, porque sabés quién está adentro y desde qué hora.

Paso 5: medí cada público por separado

Con los tipos separados, el reporte en vivo de PASE muestra los ingresos por tipo, sector, puerta y hora. En una feria eso sirve para tres cosas: ver cuántos visitantes hay en el pabellón en cada momento, saber a qué hora llegan realmente los expositores (y si conviene abrir antes la puerta de servicio) y tener el dato de asistencia real por día para el informe de cierre. Ese informe es lo que vas a mostrarle a los expositores cuando les ofrezcas la próxima edición, así que conviene que los números sean de ingresos reales y no de inscriptos. Lo desarrollamos en cuánta gente entró a tu evento.

Dos detalles que suman en ferias: el corrector de mails al registrarse evita que se pierdan QR por un «gmial.com» o un «hotmail.con», y «Recuperar mi pase» le permite al visitante que perdió el mail pedirlo de nuevo sin pasar por la mesa de ayuda.

Visitante, expositor y armador no son el mismo asistente con distinto color de credencial. Son tres reglas distintas.

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