Prensa

Cómo acreditar periodistas en un evento: formulario, validación y sector de prensa

Por SOMOS DER · 30 de octubre de 2026 · 7 min de lectura

La acreditación de prensa tiene dos etapas separadas: primero se pide y se aprueba, después se registra. El periodista completa un formulario con su medio y su cobertura, el responsable de prensa valida y responde a cada pedido, y solo a los aprobados se les manda un link de registro exclusivo para prensa, que les da su QR y los permisos de su sector. Cupos, criterios y sector se deciden antes de abrir el formulario.

Por qué la prensa no puede ir por el registro general

En la mayoría de los eventos, el error es tratar a la prensa como un asistente más con una casilla que dice «soy periodista». Esa casilla la marca cualquiera: el que tiene un blog, el que tiene una cuenta con muchos seguidores, el que quiere entrar gratis o al sector de adelante. Y el día del evento el sector de prensa está lleno de gente que no va a publicar nada, mientras el fotógrafo del diario no encuentra lugar.

La solución es que la categoría «prensa» no se elija: se otorga. Eso obliga a un paso previo de aprobación que en el registro general no existe.

Paso 1: decidí antes cupos, criterios y sector

Antes de abrir el formulario, el organizador tiene que tener escritas tres cosas:

• Quién califica. Medios gráficos, digitales, radio, TV, agencias, freelancers con encargo, creadores de contenido. Si los creadores entran, ¿por la misma vía que la prensa o por otra? Conviene que sea otra.
• Cuántos por medio. Un cupo fijo (por ejemplo, un periodista y un fotógrafo), y quién puede autorizar excepciones.
• A qué acceden. Sala de prensa, foso de fotógrafos, zona de entrevistas, conferencia. Cada una puede tener permisos distintos para redactores, fotógrafos y camarógrafos.

La guía de credenciales para espacios públicos de la CISA, la agencia de seguridad de infraestructura de Estados Unidos, lo plantea como regla general para cualquier credencial: tener criterios de acceso escritos para cada área controlada que respalden la decisión de aprobar o negar, y fijar un máximo de credenciales por grupo con excepciones solo en casos especiales.

Paso 2: un formulario de pedido, no de registro

El formulario de prensa es un pedido. Puede ser un formulario simple de la herramienta que uses en tu sitio, o un mail con un modelo fijo. Lo importante es qué pide:

• Nombre, apellido, mail y teléfono de cada persona.
• Medio, sección o programa, y función (redacción, foto, cámara, conducción).
• Respaldo del medio: mail institucional o contacto del editor.
• Links a coberturas anteriores firmadas por la persona.
• Qué piensa cubrir y qué necesita (entrevistas, conexión, enchufe, lugar para cámara).
• Las condiciones de la acreditación, para aceptar: qué permite, qué no, y que se puede retirar si se incumple.

La guía de la CISA recomienda que el formulario de pedido incluya los datos de la persona, su función, las áreas a las que accede, el período de validez y los términos y condiciones, que deje claras las sanciones por incumplirlos, y menciona a los medios entre quienes deberían pedir la credencial en forma electrónica antes del evento. También sugiere dejar claro que la credencial se puede revocar en cualquier momento si se violan las condiciones.

Y como es una base de datos personales, aplica la Ley 25.326: pedí solo lo necesario para validar la acreditación, informá para qué se usa y quién es el responsable, y no uses esa lista después para otra cosa sin consentimiento. Más en datos personales de asistentes.

Paso 3: validá el medio y respondé a todos

Con los pedidos en la mano, el responsable de prensa revisa uno por uno. Lo que se mira: que el medio exista y publique, que la persona haya firmado notas ahí (o que el editor la respalde), y que el pedido entre en el cupo. Para freelancers, que haya un encargo de una publicación concreta.

Y se responde a todos, a los aprobados y a los rechazados. La guía de la CISA recomienda notificar a cada solicitante qué se resolvió, aprobado o denegado, y dar una justificación cuando se rechaza. Para el vínculo con los medios eso pesa más que cualquier cosa: un periodista que no recibió respuesta y se entera en la puerta de que no está, se lleva una mala nota.

Paso 4: a los aprobados, el link de prensa

Acá entra PASE. Cada tipo de asistente tiene su propio link de registro, y el de prensa se manda solo a los aprobados, en el mail de confirmación. Al registrarse por ese link, la persona queda como prensa sin poder elegir otra cosa, y recibe por mail su QR único y la credencial en PDF. Si se equivoca al escribir el mail, PASE corrige los errores típicos (gmial.com, hotmail.con) antes de terminar; si lo pierde, lo pide de nuevo desde «Recuperar mi pase».

No publiques el link de prensa ni lo mandes a una lista de distribución. Mandalo persona por persona. Y revisá la lista de registrados por prensa contra la de aprobados antes del evento, por si alguien reenvió el link.

Si querés distinguir redactores de fotógrafos (porque el foso es solo para fotógrafos, por ejemplo), usá dos tipos de asistente con su link cada uno. En la matriz de permisos de PASE marcás qué tipo entra a qué sector, y el punto de control del foso deja pasar solo al tipo que corresponde.

Paso 5: el día del evento, sector y puerta propia

Conviene que la prensa tenga un mostrador o una puerta propia, con alguien del equipo de prensa al lado del operador. El periodista llega con el tiempo justo, necesita saber dónde está la sala, a qué hora es la conferencia y con quién habla para la entrevista. Eso no lo resuelve el que escanea.

En la puerta, el QR responde VÁLIDO, DUPLICADO o NO AUTORIZADO al instante. En el sector de prensa, si alguien con pase general intenta entrar, sale NO AUTORIZADO. Los sectores internos (sala de prensa, zona de entrevistas) conviene configurarlos para que se puedan pasar las veces que haga falta, porque el periodista entra y sale todo el tiempo. Lo explicamos en control de acceso a sectores.

Si el sector de prensa tiene que identificarse de lejos (para que el de seguridad del escenario sepa quién es fotógrafo), imprimí credenciales en el mostrador. PASE imprime en varios tamaños. La CISA recomienda que las credenciales se lleven siempre visibles en la zona controlada, y que haya una política que prohíba compartir fotos de credenciales en redes: vale la pena ponerlo en las condiciones, porque es lo primero que hace un fotógrafo contento con su acreditación.

Paso 6: el que llega sin acreditación

Siempre llega alguno. El operador no decide: lo deriva al responsable de prensa. Si el criterio del evento lo permite y el medio se puede validar en el momento, se le hace el alta manual en PASE como prensa. Si no, entra como público general si el evento lo admite, o no entra. Lo importante es que la respuesta salga del criterio escrito y no de quién insiste más. Más en qué hacer con quien llega sin haberse registrado.

Paso 7: después, el informe de prensa

El reporte de PASE separa la asistencia por tipo, así que sabés cuántos de los aprobados vinieron de verdad. Cruzalo con las notas publicadas que te mandaron o que encontraste: ese es el dato que sirve para el cliente y para decidir los cupos del año que viene.

Prensa no es una casilla que se marca. Es una categoría que se aprueba, y el link de registro llega después de la aprobación, no antes.

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