Guia prático

O que medir depois do evento: o relatório de credenciamento e como usá-lo na próxima edição

Por SOMOS DER · 30 de outubro de 2026 · 7 min de leitura

Depois do evento, o relatório de credenciamento tem que responder cinco perguntas: quantos dos inscritos vieram, quem não veio, a que horas chegou a maioria, quanto tempo cada pessoa levou para entrar e quantas recusas houve e por quê. Cada resposta vira uma decisão concreta para a próxima edição: quanta gente convidar, quantas portas abrir, em que horário reforçar a equipe e o que corrigir na inscrição. Se você é uma agência do Brasil que produziu um evento na Argentina, esse relatório é também o que você leva ao cliente para vender a edição seguinte.

Por que o relatório da porta vale mais do que parece

O credenciamento é o único lugar do evento em que cada pessoa deixa uma marca com hora e lugar. É o dado mais firme que você vai ter: não é uma pesquisa de satisfação nem uma estimativa a olho, é um registro de quem entrou, por onde e quando.

O órgão de saúde e segurança do Reino Unido (HSE), no seu guia sobre monitoramento de multidões em eventos, explica que os sistemas de contagem nas entradas e saídas ajudam a estimar quanta gente há dentro do local, e que esse monitoramento também serve para avaliar se as medidas tomadas funcionaram. Na página sobre controles de entrada, recomenda prever como monitorar e estimar quantas pessoas estão chegando e, para públicos grandes, incentivar chegadas escalonadas. Para isso, você precisa saber como o público chegou da última vez.

No PASE, o relatório ao vivo mostra as entradas por tipo de participante, por ponto de controle (porta) e por hora durante o evento, e no fim há um relatório de fechamento para mostrar ao cliente. Um detalhe para quem vem de fora: os relatórios saem em espanhol. O que segue vale para qualquer sistema que te entregue esses dados.

1. Público real contra inscritos, por tipo

O número de inscritos é uma promessa; o de entradas é o que aconteceu. A primeira tabela do relatório tem que colocar os dois lado a lado, e não só no total: separado por tipo de participante (público geral, VIP, imprensa, equipe, expositores).

O total esconde as diferenças. Pode ser que o público geral tenha respondido como você esperava e os convidados VIP não, ou o contrário. Se na inscrição cada tipo entrou pelo seu próprio link, essa tabela sai sozinha. No PASE é assim: cada tipo de participante tem o seu link e a pessoa fica no tipo do link, não escolhe. Se todos se inscreveram pelo mesmo formulário e escolheram a categoria, desconfie da coluna de tipo.

O que decidir com isso: quanta gente convidar ou inscrever para chegar ao público que você procura, e se vale reforçar a confirmação de algum grupo em particular.

2. No-show: quem se inscreveu e não veio

O no-show é a diferença entre os dois números anteriores, dividida pelos inscritos. Meça por tipo e, se o evento teve mais de uma data, por jornada. Não use uma porcentagem de outro evento nem uma que você leu por aí: a sua depende do público, do preço (ou de ser gratuito), do dia e até do clima. No inverno de Buenos Aires, uma noite de chuva muda a presença mais do que qualquer campanha.

Dois cruzamentos que costumam explicar muito:

• Data de inscrição. Compare o no-show de quem se inscreveu com muita antecedência com o de quem se inscreveu nos últimos dias.
• E-mail com o QR code. Se houve gente que nunca recebeu o QR code (por um e-mail digitado errado, por exemplo), parte do no-show não é desinteresse, é um problema de envio. O PASE avisa durante a inscrição quando a pessoa digita gmial.com ou hotmail.con, e a página "Recuperar meu ingresso" reenvia o QR code para quem perdeu o e-mail.

O que decidir com isso: se vale aceitar mais inscrições do que lugares num evento gratuito, quando enviar o lembrete e a quem, e quanto catering, material ou cadeiras preparar. Se o evento tem data de início cadastrada, o PASE reenvia o QR code automaticamente entre 24 e 48 horas antes. Mais ideias na nota sobre como reduzir o no-show num evento gratuito.

3. Horário de pico: quanta gente chegou junta

A curva de entradas por faixa horária é o gráfico mais útil do relatório. Ela mostra quando o público se acumulou na porta e quanto tempo durou esse momento. O total de participantes diz o tamanho do evento; o horário de pico diz o tamanho da porta que você precisa.

Olhe por ponto de controle, não só no geral. Se você teve duas entradas e uma recebeu quase todo o pico, o problema não foi de capacidade total, foi de distribuição: sinalização, proximidade do transporte ou do estacionamento, ou uma porta que as pessoas não viram.

O que decidir com isso: em que horário reforçar os operadores, se vale abrir mais uma porta só durante o pico e se convém escalonar a chegada (com horário no convite, com uma atividade de boas-vindas ou por tipo de participante). Em quantos pontos de acesso e operadores eu preciso está a conta passo a passo.

4. Tempo de entrada: quanto cada pessoa demorou

O tempo de entrada responde se a porta funcionou. O que importa não é só a média, é como a porta se comportou durante o pico: uma entrada que anda rápido às 19h e trava às 20h tem um problema que a média do dia não mostra. Se você quer esse dado com precisão, cronometre algumas pessoas na fila no horário de pico e anote junto com o relatório.

Quando o tempo sobe, procure a causa no próprio evento:

• Gente sem o QR code à mão, procurando o e-mail na fila. Resolve-se com o lembrete prévio e com a opção de recuperar o ingresso antes de chegar.
• Inscrições manuais de quem não tinha se inscrito. No PASE a inscrição manual é feita pelo painel, e na porta o operador busca por nome. Se foram muitos casos, convém um ponto separado para isso (veja inscrição na porta sem cadastro prévio).
• Impressão de credenciais na hora, que soma tempo por pessoa. Avalie se é preciso imprimir para todos ou só para alguns tipos.
• Problemas de conexão num ponto de acesso. O PASE precisa de internet no ponto de controle; se cai, mostra "sem conexão" e deixa tentar de novo. Confira se as quedas coincidem com os momentos lentos (e leia o que fazer se a internet cai na entrada).

5. Recusas: duplicados e não autorizados

Cada leitura que não terminou numa entrada válida é informação. No PASE elas ficam registradas como DUPLICADO (o QR code já foi usado) ou NÃO AUTORIZADO (esse tipo de participante não tem permissão naquele ponto), com hora e ponto de controle.

• Muitos duplicados na porta principal costumam indicar QR codes reenviados ou capturas de tela compartilhadas. Também pode ser a mesma pessoa escaneada duas vezes por não ter visto a tela: veja se os duplicados aparecem segundos depois da entrada válida ou muito mais tarde. Se dois leitores leem o mesmo QR code ao mesmo tempo em portas diferentes, um entra e o outro sai DUPLICADO.
• Muitos não autorizados num ponto de controle costumam indicar que a sinalização leva as pessoas ao lugar errado, ou que um grupo ficou com uma categoria que não era a dele.

O que decidir com isso: se muda o texto do e-mail ("este QR code é pessoal, não reenvie"), onde colocar placas e o que revisar nas permissões de cada tipo antes da próxima edição.

Como transformar o relatório num plano para a próxima

O relatório não serve se fica numa pasta. Faça uma reunião curta com a equipe de porta na mesma semana, enquanto todos lembram do que aconteceu, e saia com uma lista de decisões, não de impressões. Um formato que funciona:

• O que medimos: os cinco números acima, por tipo e por ponto de controle.
• O que aconteceu: o que explica cada número, com o que os operadores viram.
• O que mudamos: uma ação por problema, com responsável.

Guarde o relatório de cada edição no mesmo formato. Com duas ou três edições você já consegue estimar o no-show e o horário de pico do seu próprio público, o que é muito melhor do que qualquer média geral. Para o cliente, mostre números agregados, sem listas com dados pessoais; a nota sobre o relatório pós-evento para o cliente tem o modelo, e a de público real do evento explica como contar bem.

O total diz quanta gente veio. O horário de pico, o no-show e as recusas dizem o que fazer diferente na próxima vez.

Perguntas frequentes