Acreditación en la Ciudad de Buenos Aires

Acreditar congresos y eventos en Buenos Aires

PASE es la acreditación con QR de SOMOS DER, una productora de eventos de Buenos Aires. Sirve para congresos, jornadas, ferias y eventos corporativos en la Ciudad: cada asistente se registra antes por una landing, recibe un QR único por mail y en la puerta se escanea con la cámara del celular, sin instalar apps. El sistema evita el doble ingreso, imprime credenciales en el lugar y muestra en vivo cuánta gente entró. Como el equipo está en la Ciudad, en CABA no se suman viáticos ni traslados.

Una ciudad que vive de congresos

Buenos Aires es la plaza de reuniones más fuerte del continente. Según el ranking de la ICCA (la asociación internacional de congresos) para 2023, la Ciudad quedó primera en América por 13.ª vez, con 90 eventos homologados, y 14.ª en el mundo. Lo publicó el Ente de Turismo de la Ciudad. Eso quiere decir dos cosas para la puerta: mucho público que viene de otras provincias y de otros países, y organizadores que necesitan números claros para sponsors y sociedades científicas.

Dónde se hacen los eventos grandes

Centro de Convenciones Buenos Aires (CEC). Está en Recoleta, en Figueroa Alcorta y Pueyrredón, abrió en 2017 y tiene capacidad para unas 5.000 personas, con una sala plenaria, una sala auxiliar, salones de reuniones y un vestíbulo de 1.600 m² (fuente: Turismo de la Ciudad). Es el formato típico de congreso con plenaria y salas en paralelo.

La Rural Predio Ferial. En Sarmiento 2704, con pabellones, espacios al aire libre y un centro de convenciones propio. Ahí conviven ferias profesionales, solo para el rubro, y ferias abiertas al público (fuente: La Rural). La Ciudad la describe como el centro más grande del país para ferias comerciales y exhibiciones (fuente: Turismo de la Ciudad).

Auditorios universitarios y salones de hotel. La misma guía oficial lista también sedes como los auditorios de la UCA y salones de hoteles para jornadas más chicas. PASE funciona igual en cualquiera: lo que cambia es cuántas puertas hay y cuánta gente llega junta.

Qué se complica en la puerta acá

Público de afuera. En un congreso internacional mucha gente llega del aeropuerto con el celular sin datos o se registró con un mail que ya no revisa. Por eso conviene mandar el QR con días de anticipación, mirar en el panel el estado del envío de cada mail y reenviar a quien no lo recibió. En la puerta, la búsqueda por nombre resuelve al que no encuentra su código.

El pico de la apertura. La mayoría llega en la hora previa a la plenaria. Con el registro hecho antes, en la puerta solo se escanea, y el reporte en vivo muestra cuánto procesa cada punto para mover operadores a tiempo. Para calcular cuántos poner, leé cuántos puntos de acceso y operadores necesito.

Pabellones y salas. En un predio ferial o un centro de convenciones hay ingreso general y después salas, pabellones o zonas de expositores. El ingreso general consume el acceso una sola vez y las salas solo lo validan, así la gente entra y sale sin duplicar el conteo.

Varias jornadas. Los congresos y ferias porteños suelen durar dos o tres días. El primero concentra el pico y la impresión de credenciales; después la fila baja, pero conviene sostener un puesto de excepciones.

La señal en predios grandes. PASE valida en línea para que todas las puertas estén sincronizadas. En pabellones con mucha gente la red del celular se satura, así que conviene pedirle al venue una conexión estable y llevar un plan de datos de respaldo. Tenemos una guía sobre qué hacer si se cae internet en la puerta.

Cómo se arma

1. Definís categorías (asistente, ponente, sponsor, prensa, staff) y sectores.
2. Publicás la landing de registro; cada inscripto recibe su QR único por mail.
3. Se configuran los puntos de control y se hacen las pruebas previas.
4. El día del evento se escanea desde el navegador del celular o con un lector, y se imprimen credenciales.
5. Al cierre queda el reporte final y la base de asistentes exportable.

Qué plan suele corresponder

Se cotiza por evento según asistentes, puntos de acceso y soporte. Los precios son de referencia en dólares y se factura en pesos al cambio del momento.

• Base, desde USD 600 (hasta 500 asistentes): 1 punto de acceso, reporte en vivo y soporte remoto, sin operadores.
• Pro, desde USD 1.500 (500 a 2.000 asistentes): hasta 4 puntos de acceso, soporte en sitio por una jornada, 2 operadores incluidos e impresión de credenciales en el lugar.
• Enterprise, a cotizar (más de 2.000 asistentes): para exposiciones y congresos grandes.

Extras: operador adicional desde USD 100 por jornada y supervisor de acreditación desde USD 160 por jornada. En la Ciudad de Buenos Aires no hay viáticos ni traslados. La cotización llega en menos de 24 horas hábiles.

Preguntas frecuentes