Eventos corporativos

Festa de fim de ano da empresa na Argentina: lista fechada, acompanhantes e a porta

Por SOMOS DER · 30 de outubro de 2026 · 8 min de leitura

Na festa de fim de ano de uma empresa a lista é fechada: só entram os funcionários (e os acompanhantes deles, se a empresa decidir assim). Para funcionar, a lista tem que vir do RH, cada convidado tem que se inscrever por um link que não circula fora da empresa, os acompanhantes precisam de QR code próprio com nome, e a porta tem que estar preparada para a meia hora em que todo mundo chega. O que não se define antes se discute na calçada.

Na Argentina a fiesta de fin de año é fixa no calendário corporativo: acontece no fim de novembro ou em dezembro, antes das férias de verão, e para muitas empresas é o maior evento interno do ano. Se você é uma agência ou uma empresa brasileira produzindo essa festa para a sua filial argentina, este guia cobre o que costuma dar errado e como montar tudo para que a equipe local da porta não tenha que improvisar.

A lista: quem monta e quem decide

O problema da festa de fim de ano não é a tecnologia, é a lista. Há inclusões de última hora, desistências que ninguém avisou, o pessoal de uma terceirizada que "sempre vem" e o gerente que pede para incluir duas pessoas no próprio dia. Se não existe uma única pessoa que decide, quem decide é quem está na porta, e esse é o pior lugar para decidir.

Três regras que colocam tudo em ordem:

• Uma fonte só. O quadro de pessoal vem do RH, com uma data de corte. O que chegar depois passa pela mesma pessoa.
• Um responsável com telefone na noite. Alguém da empresa, não da agência de produção, que possa dizer sim ou não a um caso duvidoso na porta.
• Critério escrito. Estagiários entram? Terceirizados? Ex-funcionários que saíram neste ano? Escreva e entregue à equipe da porta.

Peça só os dados de que você precisa

Nome, e-mail corporativo e, se há cardápio especial ou acompanhante, isso. A lei argentina de proteção de dados, a Lei 25.326, exige que os dados sejam adequados, pertinentes e não excessivos para a finalidade, e que a pessoa dê o seu consentimento informado. Se a agência de produção recebe do RH a lista de funcionários, a lei também limita a cessão de dados a finalidades diretamente ligadas ao interesse legítimo de quem cede e de quem recebe: use a lista para a festa e para nada mais. Falamos disso em dados dos participantes e a Lei 25.326, e do formulário em o que pedir na inscrição do evento.

A inscrição: que o link não seja repassado

Há duas formas de inscrever os convidados:

• Link fechado: o RH envia o link de inscrição só para o e-mail corporativo de cada funcionário, e ele não é publicado em nenhum grupo. É o mais fechado que um link pode ser.
• Link compartilhado pelo canal interno: mais cômodo, mas o link pode ser repassado para fora da empresa.

Em qualquer caso, antes da festa cruze a lista de inscritos com o quadro do RH e tire quem não corresponde. No PASE cada tipo de participante tem o seu próprio link (funcionários, diretoria, convidados externos, equipe da agência), para que ninguém escolha a própria categoria. O verificador de e-mail avisa dos erros típicos (gmial.com, hotmail.con), que numa festa de empresa são as pessoas que depois dizem "nunca recebi nada". E se alguém perdeu o e-mail, a página de recuperação do ingresso envia de novo.

Um detalhe para equipes brasileiras: a página de inscrição e o e-mail com o QR code existem em espanhol e em inglês (com ?lang=en), não em português. Se parte dos convidados vem do Brasil, mande para eles o link em inglês. Mais em convidados brasileiros e internacionais.

Se o evento tem data e hora de início cadastradas, o PASE reenvia automaticamente o QR code para todos entre 24 e 48 horas antes. Um lembrete uma semana antes e outro no dia, com horário, endereço e "traga o QR code no celular", é melhor que a empresa envie pelo seu próprio canal interno.

Acompanhantes: com nome, não como "+1"

O "+1" anônimo é a origem de quase todos os conflitos na porta. Um funcionário chega com alguém que ninguém conhece, outro chega com dois, e um terceiro manda o acompanhante sozinho porque não pôde ir.

O jeito limpo é tratar o acompanhante como mais um convidado, com nome e QR code próprio:

• Um tipo separado "acompanhante", com o seu próprio link, que o funcionário repassa para quem vai com ele. Cada acompanhante recebe o seu QR code e o seu nome aparece na porta.
• Uma cota por funcionário decidida antes (um ou nenhum), conferida contra a lista antes da festa.
• Uma regra escrita para o acompanhante que chega sozinho. Ele entra se o funcionário não veio? Decida com a empresa e garanta que a porta saiba.

Para a exceção que vai acontecer de qualquer jeito, o PASE tem na porta um botão "+1 acompanhante": o operador valida o QR code do funcionário e o acompanhante entra na contagem sem criar um ingresso novo. Use para o caso que a regra permite, não como padrão.

O guia de credenciamento da CISA recomenda que, quando uma credencial tem só o nome e não tem foto, quem a confere possa pedir um segundo documento para confirmar a identidade. Numa festa de empresa não é preciso pedir documento a todos, mas o operador deve saber que pode pedir em caso de dúvida.

A porta: a meia hora em que todos chegam

Numa festa de fim de ano as pessoas não chegam aos poucos. Saem juntas do escritório, muitas vezes nas mesmas vans fretadas (lá chamam de combis), e chegam à porta na mesma meia hora. Para isso:

• Mais de um ponto de acesso desde o início. No PASE os pontos estão sincronizados: se dois leitores leem o mesmo QR code ao mesmo tempo, só uma pessoa entra e a outra tela mostra DUPLICADO. Para dimensionar, veja quantos pontos de acesso e operadores você precisa.
• Entrada única ou reentrada. Se as pessoas vão sair para fumar ou ir ao estacionamento, o tipo "funcionário" precisa ter a reentrada ativada. Se não, fica sem reentrada e uma segunda leitura no mesmo ponto de acesso aparece como DUPLICADO.
• Um balcão separado para exceções. Quem não se inscreveu, quem não encontra o e-mail, quem veio com um acompanhante fora da lista. Vão para esse balcão, com o responsável da empresa, e a fila continua andando. Na porta a busca é por nome; se a empresa aprovar, a inscrição manual é feita pelo painel e a pessoa fica registrada como qualquer outra.
• Diretoria e palestrantes, à parte. Se há uma área ou mesa para a diretoria, dê a ela o seu próprio ponto de acesso e o seu próprio tipo de participante, para que qualquer outra pessoa veja NÃO AUTORIZADO ali. Mais em controle de acesso para VIP, backstage e salas.

Se vai haver bebida alcoólica, a empresa precisa decidir o que fazer com menores de 18 anos (estagiários jovens, filhos de funcionários se for uma festa familiar). O QR code não resolve isso: é uma regra que se escreve e se comunica. Veja controle de idade na porta na Argentina.

Depois: o número que o RH pede

A pergunta de segunda-feira é sempre a mesma: quantos vieram. O relatório do PASE mostra o público real por tipo (funcionários, acompanhantes, convidados), por porta e por hora, e o relatório de fechamento é entregue à empresa (os relatórios saem em espanhol). Ele ajuda a dimensionar o bufê e o local do ano seguinte, e mostra quantos dos inscritos não vieram. Mais em o público real do evento e os inscritos que não vêm.

A empresa monta a lista, a porta só executa. Se a porta tem que decidir, algo foi definido tarde demais.

Perguntas frequentes