Corporativo

Fiesta de fin de año de empresa: cómo manejar la lista cerrada, los acompañantes y la puerta

Por SOMOS DER · 30 de octubre de 2026 · 6 min de lectura

En una fiesta de fin de año de empresa la lista es cerrada: solo entran empleados (y, si la empresa lo decide, sus acompañantes). Para que funcione, la lista tiene que salir de Recursos Humanos, cada invitado tiene que registrarse por un link que no circule fuera de la empresa, los acompañantes tienen que tener su propio QR con nombre, y la puerta tiene que estar preparada para la media hora en que llega todo el mundo. Lo que no se define antes, se discute en la vereda.

La lista: quién arma y quién decide

El problema de la fiesta de fin de año no es la tecnología, es la lista. Hay altas de último momento, bajas que nadie avisó, gente de una empresa contratista que "siempre viene", y el gerente que pide sumar a dos personas el mismo día. Si no hay una persona que decide, el que decide es el de la puerta, y esa es la peor posición para decidir.

Tres reglas que ordenan todo:

• Una sola fuente. La nómina sale de Recursos Humanos, con fecha de corte. Lo que llega después, pasa por la misma persona.
• Un responsable con teléfono el día de la fiesta. Alguien de la empresa, no de la productora, que pueda decir que sí o que no a un caso dudoso en la puerta.
• Criterios escritos. ¿Entran pasantes? ¿Contratistas? ¿Ex empleados que se fueron este año? Escribilo y pasáselo a la puerta.

Pedí solo los datos que hacen falta: nombre, mail corporativo y, si hay menú especial o acompañante, eso. La Ley 25.326 de protección de datos personales exige que los datos sean adecuados, pertinentes y no excesivos para la finalidad, y que la persona dé su consentimiento informado. Si la productora recibe la nómina de RR. HH., la ley también limita la cesión de datos a fines directamente relacionados con el interés legítimo de quien los cede y quien los recibe: usala para la fiesta y nada más. Lo desarrollamos en datos personales de asistentes y la Ley 25.326.

El registro: que el link no se reenvíe

Hay dos formas de registrar a los invitados:

• Link cerrado: el link de registro se manda solo al mail corporativo de cada empleado, desde RR. HH., y no se publica en ningún grupo. Es lo más cerrado que se puede lograr con un link.
• Link abierto por el canal interno: es más cómodo, pero el link se puede reenviar fuera de la empresa.

En los dos casos, antes de la fiesta cruzá la lista de registrados contra la nómina y dá de baja a los que no corresponden. En PASE cada tipo de asistente tiene su propio link (empleados, directivos, invitados externos, staff de la productora), así nadie elige su categoría. El corrector de mails ayuda con los errores típicos (gmial.com, hotmail.con), que en una fiesta de empresa son los que después dicen "no me llegó nada". Y si alguien perdió el mail, «Recuperar mi pase» se lo reenvía.

PASE no manda recordatorios automáticos. El recordatorio de la semana anterior y del mismo día lo manda la empresa por su canal interno, con el horario, la dirección y "traé el QR en el celular".

Acompañantes: con nombre, no con "+1"

El "+1" es la fuente de casi todos los conflictos en la puerta. Un empleado llega con una persona que nadie conoce, otro llega con dos, y un tercero manda a su acompañante solo porque él no pudo ir.

La forma limpia es que el acompañante sea un invitado más, con nombre y QR propio:

• Un tipo "acompañante" separado, con su propio link, que el empleado reenvía a su acompañante. Así cada acompañante tiene su QR y su nombre aparece en la puerta.
• Cupo por empleado decidido antes (uno, ninguno) y controlado contra la lista antes de la fiesta.
• Regla escrita para el acompañante que llega solo. ¿Entra o no si el empleado no vino? Decidilo con la empresa y que el de la puerta lo sepa.

La guía de credenciales de la CISA recomienda, cuando la credencial tiene solo nombre y no foto, que quien verifica pueda pedir un segundo documento para confirmar la identidad. En una fiesta de empresa no hace falta pedir DNI a todos, pero sí tener claro que, ante una duda, el operador puede pedirlo.

La puerta: la media hora en que llega todo el mundo

En una fiesta de fin de año la gente no llega escalonada. Sale de la oficina junta, llega en las mismas combis y se presenta en la puerta en la misma media hora. Para eso:

• Más de un punto de control desde el arranque. En PASE los puntos se sincronizan entre sí y el marcado es atómico: si dos lectores escanean el mismo QR a la vez, entra uno solo.
• Una sola vez o con reingreso. Si la gente va a salir a fumar o al estacionamiento, el tipo "empleado" tiene que tener reingreso: el QR no se consume y cada paso queda con día y hora. Si no, va sin reingreso y un segundo intento sale como DUPLICADO.
• Una mesa aparte para los casos. El que no se registró, el que no encuentra el mail, el que vino con un acompañante no anotado. Va a esa mesa, con el responsable de la empresa, y la fila no se frena. Si la empresa aprueba, PASE permite el alta manual en la puerta.
• Directivos y oradores, por otro lado. Si hay un sector o una mesa para la dirección, que tenga su punto de control y su tipo propio. Lo explicamos en control de acceso a sectores.

Si se sirve alcohol, la empresa tiene que tener definido qué hace con los menores (pasantes, hijos de empleados si es una fiesta familiar). Eso no lo resuelve el QR: es una regla que se escribe y se comunica. Mirá control de edad en la puerta.

Después: el dato que pide RR. HH.

La pregunta del lunes siempre es la misma: cuántos vinieron. El reporte de PASE muestra asistencia real por tipo (empleados, acompañantes, invitados), horas pico y tiempos de ingreso, y el informe de cierre se le pasa a la empresa. Sirve para dimensionar el catering y el lugar de la próxima, y para saber cuántos de los que se anotaron no vinieron.

La lista la arma la empresa, la puerta solo la ejecuta. Si la puerta tiene que decidir, algo se definió tarde.

Preguntas frecuentes