Eventos corporativos

Cómo armar la lista de invitados de un evento corporativo y acreditarlos

Por SOMOS DER · 30 de octubre de 2026 · 7 min de lectura

En un evento corporativo la lista de invitados es el control de acceso. Para que funcione: mandá la invitación con un link de registro por tipo de invitado, tomá el registro como confirmación, recordá la fecha unos días antes, fijá de antemano cuántos acompañantes hay y que cada uno tenga su propio QR, y llegá a la puerta con un criterio escrito para el que no figura. Lo que se decide antes no se discute en la puerta.

El problema de la planilla de invitados

El circuito de siempre es así: alguien arma un Excel con nombres que salen del CRM, de la agenda del gerente y de la lista del año pasado; se manda un mail con «confirmá tu asistencia»; las respuestas llegan por mail, por WhatsApp y de palabra; el día del evento se imprime la planilla y dos personas tachan nombres en la recepción. Funciona hasta que la planilla tiene 300 filas, la mitad de los apellidos están mal escritos y llegan juntos los primeros 80.

El fondo del problema es que nadie sabe cuál es la lista vigente. Hay una planilla de invitados, otra de confirmados y otra de los que avisaron que no van. Lo que conviene es que haya una sola fuente: la gente registrada.

Paso 1: definí quiénes son y en qué categoría

Antes de mandar nada, separá a los invitados por tipo: clientes, equipo interno, directivos, proveedores, prensa si la hay, oradores. No es burocracia: cada tipo puede tener permisos distintos (un salón reservado para directivos, una sala de oradores) y en el reporte de cierre vas a querer saber cuántos clientes vinieron, no solo cuántas personas.

La guía de credenciales para espacios públicos de la CISA, la agencia de seguridad de infraestructura de Estados Unidos, recomienda justamente eso para cualquier pedido de credencial: un formulario que incluya los datos de la persona, su función, las áreas a las que accede y el período de validez, y que las solicitudes se dividan en categorías según la función. Es la misma lógica, aplicada a una lista de invitados.

En PASE cada tipo de asistente tiene su propio link de registro. El que entra por el link de directivos queda como directivo sin elegirlo, y nadie puede autoasignarse una categoría que no le corresponde.

Paso 2: la invitación lleva el link, y el registro es la confirmación

La invitación sigue siendo tuya: el mail institucional, la pieza de diseño, el tono de la empresa. Lo único que cambia es el botón. En vez de «respondé este mail», el botón lleva al registro del evento. Cuando el invitado completa el formulario, confirmó. Cuando no lo completa, no confirmó. Se terminó la planilla de confirmados.

Tres decisiones para el formulario:

• Pedí lo mínimo. Nombre, apellido, mail, empresa. Si vas a pedir algo más (restricción alimentaria, cargo), que sea porque lo vas a usar. La Ley 25.326 de protección de datos personales dice que los datos tienen que ser adecuados, pertinentes y no excesivos para la finalidad con que se juntan, y que no se pueden usar después para otra cosa incompatible.
• Decí para qué son. La misma ley obliga a informar de forma expresa y clara la finalidad, quién es el responsable de la base y qué preguntas son obligatorias. Una línea al pie del formulario alcanza.
• Cuidá el mail. Si el mail está mal escrito, el QR no llega. PASE corrige al registrarse los errores típicos de dominio (gmial.com, hotmail.con) antes de que la persona termine.

Al registrarse, el invitado recibe por mail su QR y la credencial en PDF. El QR es único, aleatorio y no lleva datos personales adentro: si alguien le saca una foto, no se lleva el nombre ni el mail de nadie.

Más detalle sobre qué preguntar en qué datos pedir en el registro de asistentes.

Paso 3: el link es tuyo, no público

En un evento cerrado, el control empieza en a quién le mandás el link. Mandalo por mail directo a cada invitado, no lo publiques en redes ni en un grupo grande. Si un invitado reenvía la invitación, el que la recibe se puede registrar, y por eso conviene revisar la lista de registrados contra tu lista de invitados unos días antes del evento: ahí aparecen los nombres que no esperabas y decidís con tiempo qué hacer.

Paso 4: acompañantes, decididos antes

El acompañante es la principal fuente de discusión en la recepción de un evento corporativo. «Me dijeron que podía venir con alguien.» La forma de cortarlo es que la regla esté escrita en la invitación: si hay acompañante, cuántos, y que cada uno se registre con su propio nombre y mail.

La guía de la CISA recomienda fijar un número máximo de credenciales para invitados y familiares de cada titular, con excepciones solo en casos especiales, y dejar claro que el abuso puede reducir los cupos. En un evento corporativo se traduce así: el cupo lo decide la empresa, va por escrito y no se negocia en la puerta.

Que cada acompañante tenga su propio registro tiene una ventaja extra: el día del evento cada persona tiene su QR, y en el reporte sabés exactamente quién vino, no «Juan Pérez + 1».

Paso 5: recordatorio y recuperación del pase

Mandá un recordatorio unos días antes y otro el día anterior, desde la herramienta de mail que ya usás para las comunicaciones de la empresa. Que diga fecha, hora, dirección, cómo llegar, si hay estacionamiento y una frase clara: «tené a mano el QR que te llegó por mail».

El que no encuentra el mail no tiene que escribirte. Desde «Recuperar mi pase» en PASE pone el mail con el que se registró y le llega de nuevo. Poné ese link en el recordatorio y te ahorrás muchas consultas del día del evento.

Paso 6: la puerta

El día del evento, el operador escanea el QR desde el navegador del celular o con un lector físico, sin instalar nada. La pantalla responde VÁLIDO, DUPLICADO o NO AUTORIZADO al instante. Si hay dos puntos de entrada, se sincronizan: el que entró por una puerta no puede volver a entrar con el mismo QR por la otra.

Si querés credencial física (para networking o para que el personal identifique de lejos a los directivos), PASE imprime credenciales en varios tamaños en el momento del ingreso. Si no, el QR en el celular alcanza. Comparamos las dos opciones en credenciales impresas o digitales.

Y para el que llega sin estar en la lista: decidí antes quién autoriza y con qué criterio, y dejá un lugar aparte para resolverlo sin frenar a los demás. Lo desarrollamos en qué hacer con quien llega sin haberse registrado.

Paso 7: después del evento

Con la lista centralizada, el cierre sale solo: cuántos se registraron, cuántos vinieron, de qué tipo, a qué hora llegaron. PASE arma el reporte post-evento con horas pico, asistencia real y tiempos de ingreso, y un informe de cierre para presentarle al cliente o a la dirección. La diferencia entre registrados y presentes es el dato que más sirve para la próxima: te dice cuántas invitaciones mandar para llenar el salón.

Una sola lista, la que arma la gente al registrarse. Todo lo demás (confirmación, acompañantes, puerta y reporte) sale de ahí.

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