Accreditamento nella Città di Buenos Aires

Accreditamento eventi a Buenos Aires

Porti un congresso, una fiera o un evento aziendale a Buenos Aires? PASE è il sistema di accreditamento con QR di SOMOS DER, casa di produzione di eventi con sede in città. Ogni partecipante si registra in anticipo su una pagina dedicata, riceve un codice QR unico via email e all'ingresso il codice viene scansionato con la fotocamera di uno smartphone, senza app da installare. Il sistema blocca i doppi ingressi, stampa i badge sul posto e mostra in tempo reale quante persone sono entrate. Poiché il team è a Buenos Aires, non ci sono costi di trasferta all'interno della Città.

Una città che vive di congressi

Buenos Aires è la destinazione congressuale più forte delle Americhe. Nella classifica ICCA (International Congress and Convention Association) del 2023 la Città si è piazzata prima nelle Americhe per la 13ª volta, con 90 eventi qualificati, e 14ª nel mondo. Lo ha pubblicato l'Ente del Turismo della Città (in spagnolo). Per l'ingresso questo significa due cose: molti partecipanti in arrivo da altre province e da altri paesi, e organizzatori che hanno bisogno di numeri chiari per sponsor e società scientifiche.

Dove si svolgono i grandi eventi

Centro de Convenciones de Buenos Aires (CEC). A Recoleta, all'incrocio tra Figueroa Alcorta e Pueyrredón. Inaugurato nel 2017, accoglie circa 5.000 persone, con una sala plenaria, una sala ausiliaria, sale riunioni e un foyer di 1.600 m² (fonte: Turismo di Buenos Aires). È la configurazione classica da congresso: una plenaria più sessioni parallele.

Centro espositivo La Rural. In Sarmiento 2704, con padiglioni, aree esterne e un proprio centro congressi. Vi si tengono sia fiere riservate agli operatori sia fiere aperte al pubblico (fonte: La Rural). La Città la descrive come la sede più grande del paese per fiere ed esposizioni (fonte: Turismo di Buenos Aires).

Auditorium universitari e sale d'albergo. La stessa guida ufficiale elenca anche sedi come auditorium universitari e sale per eventi negli hotel per incontri più piccoli. PASE funziona allo stesso modo in tutte: cambia solo quanti ingressi ci sono e quante persone arrivano insieme.

Cosa si complica all'ingresso, qui

Partecipanti dall'estero. In un congresso internazionale molte persone arrivano direttamente dall'aeroporto senza dati mobili, oppure si sono registrate con un'email che non controllano più. Per questo conviene inviare il QR con qualche giorno di anticipo, controllare nel pannello lo stato di consegna di ogni email e rinviarla a chi non l'ha ricevuta. All'ingresso, la ricerca per nome risolve il caso del partecipante che non trova il codice. La pagina di registrazione e l'email con il QR sono disponibili in inglese o spagnolo (non in italiano): la pagina segue la lingua del browser, e per gli ospiti italiani basta aggiungere ?lang=en al link che condividi per mostrare tutto in inglese.

Il picco dell'apertura. La maggior parte delle persone arriva nell'ora che precede la plenaria. Con la registrazione fatta in anticipo, all'ingresso si scansiona e basta, e il report in diretta mostra quante persone sta gestendo ogni punto di controllo, così puoi spostare gli operatori in tempo.

Padiglioni e sale delle sessioni. In un centro espositivo o congressuale c'è un ingresso principale e poi sale, padiglioni o aree espositori. L'ingresso principale consuma l'accesso una sola volta e le sale si limitano a convalidarlo, così le persone possono entrare e uscire senza gonfiare il conteggio.

Più giornate. Congressi e fiere a Buenos Aires durano di solito due o tre giorni. Il primo giorno concentra il picco e la stampa dei badge; poi la coda cala, ma tieni aperto un desk per le eccezioni.

Segnale nelle grandi sedi. PASE convalida online, così tutti gli ingressi sono sincronizzati. Nelle sale affollate le reti mobili si saturano: chiedi alla sede una connessione stabile e porta un piano dati di riserva.

Guide correlate (in inglese): ospiti internazionali: registrazione e ingresso, accreditamento ai congressi senza code, i dati dei partecipanti secondo la Legge argentina 25.326 e il piano per l'ingresso del giorno prima.

Come si configura

1. Definisci le categorie (partecipante, relatore, sponsor, stampa, staff) e le aree.
2. Pubblichi la pagina di registrazione; ogni iscritto riceve un codice QR unico via email.
3. I punti di controllo vengono configurati e testati prima dell'evento.
4. Il giorno dell'evento i codici si scansionano dal browser dello smartphone o con un lettore, e si stampano i badge.
5. Alla fine ricevi il report finale e un database dei partecipanti esportabile.

Quale piano conviene di solito

Ogni evento viene quotato in base a partecipanti, punti di accesso e assistenza. I prezzi sono di riferimento in dollari statunitensi e si fatturano in pesos argentini al tasso di cambio del giorno.

• Base, da USD 600 (fino a 500 partecipanti): 1 punto di accesso, report in diretta e assistenza da remoto, senza operatori.
• Pro, da USD 1.500 (da 500 a 2.000 partecipanti): fino a 4 punti di accesso, assistenza in loco per una giornata, 2 operatori inclusi e stampa dei badge sul posto.
• Enterprise, su preventivo (oltre 2.000 partecipanti): per grandi esposizioni e congressi.

Extra: operatore aggiuntivo da USD 100 al giorno e supervisore dell'accreditamento da USD 160 al giorno. Nessun costo di viaggio o di trasporto all'interno della Città di Buenos Aires. Il preventivo arriva entro 24 ore lavorative. Tutti i dettagli nella pagina dei prezzi.

Non sai quanti punti di accesso e operatori ti servono? Fai il calcolo con il calcolatore di punti di accesso, basato su ritmi misurati in eventi reali con PASE.

Domande frequenti