Accréditation dans la Ville de Buenos Aires

Accréditation d'événements à Buenos Aires

Vous organisez un congrès, un salon ou un événement d'entreprise à Buenos Aires ? PASE est le système d'accréditation par QR de SOMOS DER, société de production d'événements basée dans la ville. Chaque participant s'inscrit à l'avance sur une page dédiée, reçoit un code QR unique par e-mail, et à l'entrée ce code est scanné avec la caméra d'un téléphone, sans application à installer. Le système bloque les doubles entrées, imprime les badges sur place et indique en temps réel combien de personnes sont entrées. L'équipe étant à Buenos Aires, il n'y a aucun frais de déplacement dans la Ville.

Une ville qui vit au rythme des congrès

Buenos Aires est la première destination de congrès des Amériques. Dans le classement 2023 de l'ICCA (International Congress and Convention Association), la Ville s'est placée première des Amériques pour la 13e fois, avec 90 événements retenus, et 14e au niveau mondial. L'office de tourisme de la Ville l'a publié (en espagnol). Pour l'entrée, cela signifie deux choses : beaucoup de participants venus d'autres provinces et d'autres pays, et des organisateurs qui ont besoin de chiffres clairs pour les sponsors et les sociétés savantes.

Où se tiennent les grands événements

Centre de congrès de Buenos Aires (CEC). À Recoleta, à l'angle de Figueroa Alcorta et Pueyrredón. Inauguré en 2017, il accueille environ 5 000 personnes, avec une salle plénière, une salle auxiliaire, des salles de réunion et un foyer de 1 600 m² (source : office de tourisme de Buenos Aires). C'est la configuration classique d'un congrès : une plénière et des sessions parallèles.

Parc des expositions La Rural. Au 2704 Sarmiento, avec des pavillons, des espaces extérieurs et son propre centre de congrès. S'y tiennent aussi bien des salons professionnels que des salons grand public (source : La Rural). La Ville le présente comme le plus grand lieu du pays pour les salons et expositions (source : office de tourisme de Buenos Aires).

Auditoriums universitaires et salons d'hôtel. Le même guide officiel recense aussi des lieux comme les auditoriums universitaires et les salles de réception d'hôtel pour des réunions plus petites. PASE fonctionne de la même façon partout : ce qui change, c'est le nombre de portes et le nombre de personnes qui arrivent en même temps.

Ce qui se complique à l'entrée ici

Participants venus de l'étranger. Lors d'un congrès international, beaucoup arrivent directement de l'aéroport sans données mobiles, ou se sont inscrits avec une adresse e-mail qu'ils ne consultent plus. D'où l'intérêt d'envoyer le QR plusieurs jours à l'avance, de vérifier le statut de remise de chaque e-mail dans le tableau de bord et de le renvoyer à ceux qui ne l'ont pas reçu. À l'entrée, la recherche par nom règle le cas du participant qui ne retrouve pas son code. La page d'inscription et l'e-mail avec le QR existent en espagnol et en anglais (pas en français) : la page suit la langue du navigateur, et ajouter ?lang=en au lien que vous partagez force l'anglais, la bonne option pour un public francophone.

Le pic d'ouverture. La plupart des gens arrivent dans l'heure qui précède la plénière. L'inscription étant faite en amont, l'entrée ne fait que scanner, et le rapport en direct montre combien de personnes chaque point de contrôle traite, pour déplacer les opérateurs à temps.

Halls et salles de session. Dans un parc des expositions ou un centre de congrès, il y a une entrée principale puis des salles, des pavillons ou des espaces exposants. L'entrée principale consomme l'accès une seule fois et les salles se contentent de le valider : les gens peuvent aller et venir sans gonfler le décompte.

Plusieurs jours. À Buenos Aires, congrès et salons durent généralement deux ou trois jours. Le premier jour concentre le pic et l'impression des badges ; ensuite la file diminue, mais gardez un comptoir pour les cas particuliers.

Le réseau dans les grands lieux. PASE valide en ligne pour que toutes les portes soient synchronisées. Dans les halls bondés, les réseaux mobiles saturent : demandez au lieu une connexion stable et prévoyez un forfait de données de secours.

Guides associés (en anglais) : invités internationaux : inscription et entrée, accréditation de congrès sans files d'attente, les données des participants selon la loi argentine 25.326 et le plan d'entrée de la veille.

Comment se fait la mise en place

1. Vous définissez les catégories (participant, intervenant, sponsor, presse, staff) et les zones.
2. Vous publiez la page d'inscription ; chaque inscrit reçoit un code QR unique par e-mail.
3. Les points de contrôle sont configurés et testés avant l'événement.
4. Le jour J, les codes sont scannés depuis le navigateur du téléphone ou avec un lecteur, et les badges sont imprimés.
5. À la fin, vous recevez le rapport final et une base de participants exportable.

Quelle formule convient en général

Chaque événement est chiffré selon le nombre de participants, de points d'accès et l'assistance. Les prix sont des prix de référence en dollars américains, facturés en pesos argentins au taux de change du jour.

• Base, à partir de 600 USD (jusqu'à 500 participants) : 1 point d'accès, rapport en direct et assistance à distance, sans opérateurs.
• Pro, à partir de 1 500 USD (de 500 à 2 000 participants) : jusqu'à 4 points d'accès, assistance sur place pendant un jour, 2 opérateurs inclus et impression de badges sur place.
• Enterprise, sur devis (plus de 2 000 participants) : pour les grands salons et congrès.

Options : opérateur supplémentaire à partir de 100 USD par jour et superviseur d'accréditation à partir de 160 USD par jour. Aucun frais de déplacement ni de transport dans la Ville de Buenos Aires. Le devis arrive sous 24 heures ouvrées. Tous les détails sur la page tarifs.

Vous ne savez pas combien de points d'accès et d'opérateurs prévoir ? Faites le calcul avec le calculateur de points d'accès, basé sur des rythmes mesurés sur de vrais événements avec PASE.

Questions fréquentes