Deporte

Cómo acreditar una carrera o un evento deportivo: entrega de kits, tandas, horarios y público

Por SOMOS DER · 30 de octubre de 2026 · 7 min de lectura

En una carrera o un evento deportivo hay dos acreditaciones distintas: la del participante, que casi siempre pasa por la entrega del kit días u horas antes, y la del que entra a un sector (público, staff, prensa, invitados). Para que no se arme fila, la entrega de kits se reparte en franjas horarias con cupo, cada grupo se registra por su propio link y en cada punto de control se decide si se pasa una sola vez o muchas. Con eso, el día de la largada nadie se acredita: solo se controla.

Primero separá: quién compite y quién solo entra

El error más común en eventos deportivos es meter a todos en la misma lista. El corredor, el que lo acompaña, el voluntario de hidratación, el fotógrafo y el sponsor tienen necesidades distintas, entran por lugares distintos y a veces en días distintos. Si todos son "inscriptos", la persona de la puerta no tiene cómo saber a quién dejar pasar al corral de largada.

La guía de credenciales para espacios públicos de la CISA lo marca con claridad: los que compiten, en uniforme, pueden no necesitar credencial dentro de su zona (el campo de juego, la pista, los boxes), pero tiene que haber una lista con nombre y función de quiénes son, y para entrar a otras zonas controladas sí tienen que llevarla. Traducido a una carrera: el número de pechera identifica al corredor en el circuito, pero la carpa de kits, el sector de premiación o el área de sponsors necesitan otro control.

Armá una tabla con estos tipos como mínimo:

• Participantes: los que retiran kit y largan. Si hay distancias distintas (10K, 21K), conviene que sean tipos distintos.
• Público o acompañantes: solo si hay un sector cerrado (tribuna, zona de llegada, village).
• Staff y voluntarios: entran antes que nadie y salen y entran muchas veces.
• Prensa: con acceso a la zona de llegada o a la premiación.
• Sponsors e invitados: si tienen una carpa o un espacio propio.

En PASE cada tipo se registra por su propio link (general, VIP, prensa, staff, los que armes), así nadie se autoasigna categoría. El voluntario que entra por el link de staff queda como staff sin elegirlo.

La entrega de kits es el momento de la fila

En una carrera, la fila grande no se arma en la largada, se arma en la entrega de kits. Todos quieren retirar la remera y el número el último día, a la salida del trabajo. Si no repartís esa demanda, vas a tener la misma fila de siempre.

La forma más simple de repartirla es dar turnos: franjas horarias con un cupo cada una. En PASE eso se arma con tipos de asistente por franja (por ejemplo, "kit jueves 10 a 13", "kit jueves 17 a 20", "kit viernes 17 a 20"), cada uno con su cupo, así cada inscripto elige cuándo va y el que llega ve que su QR corresponde a su franja. La guía de manejo de público de la HSE, el organismo de salud y seguridad laboral del Reino Unido, recomienda justamente escalonar las llegadas cuando la cantidad de gente puede superar la capacidad del lugar, y tener cómo medir y estimar cuánta gente está llegando.

Tres cosas que ordenan la carpa de kits:

• Separá la validación de la entrega. Un operador escanea y confirma; otra persona entrega la bolsa. Si el mismo que escanea busca el talle, la fila se frena.
• Ordená los kits por cómo llega la gente, no por apellido: si la pantalla muestra el tipo (la distancia), tené los kits agrupados por distancia y talle.
• Definí qué pasa con el que retira por otro. Es la consulta más frecuente. Decidilo antes (con autorización firmada, con el QR del titular en el celular, o no) y que todos los operadores digan lo mismo.

Si en el kit va una credencial impresa (para staff, prensa o invitados, no para el corredor que ya tiene pechera), podés imprimirla en el momento de la validación. Lo contamos en cómo imprimir credenciales en el evento.

El día del evento: tandas y horarios

Si la largada es por tandas (por ritmo, por distancia o por categoría), el corral de cada tanda es un sector. Ahí tenés dos caminos:

• Control visual por pechera: el color o el número de la pechera dice en qué tanda larga. Es lo más rápido para mucha gente en poco tiempo, y es lo que se usa en carreras masivas.
• Control con QR: sirve para sectores chicos donde importa saber quién entró y a qué hora: el corral de elite, la zona de premiación, la carpa de sponsors, el área de prensa en la llegada.

No hace falta escanear en todos lados. Hace falta escanear donde cambia el permiso. Para el resto, alcanza con que la credencial o la pechera se vean bien.

Una vez o muchas: cada tipo decide

En un evento deportivo esta decisión pesa más que en otros. El público de una tribuna entra una vez. El staff, el médico, el fotógrafo y el voluntario entran y salen todo el día.

En PASE cada tipo de asistente puede tener reingreso o no. Si tiene reingreso, su QR no se consume: cada vez que pasa se valida el permiso y cada paso queda registrado con día y hora. Si no tiene reingreso, entra una vez y el QR se quema; un segundo intento aparece como DUPLICADO. Además, el marcado es atómico: si dos lectores escanean el mismo código al mismo tiempo, entra uno solo.

Para eventos de varios días (un torneo de fin de semana, una competencia por etapas), mirá también cómo acreditar un festival de varios días: la lógica de pulsera o QR por jornada es la misma.

Internet en la largada: chequealo antes

Las carreras se hacen en parques, costaneras y rutas, donde la señal del celular se cae justo cuando hay miles de personas juntas. PASE corre en el navegador y necesita conexión en el punto de control: si la red falla, muestra "sin conexión" y deja reintentar. No tiene modo sin conexión, así que el día anterior andá al lugar exacto, a la hora de la largada si podés, y probá. Si la señal no alcanza, llevá un router con chip de otra compañía o resolvé ese punto con control visual. Tenés más opciones en qué hacer si se cae internet en la puerta.

Después: el reporte que sirve para la próxima edición

Lo que más se aprende de una carrera es cuánta gente retiró kit en cada franja y cuántos inscriptos no aparecieron. El reporte de PASE muestra ingresos por tipo, sector, puerta y hora, con horas pico, asistencia real y tiempos de ingreso. Con eso, para la próxima edición podés ajustar los cupos por franja y cuántos operadores poner en la carpa. Si querés más detalle de qué mirar, está en qué medir después del evento.

En una carrera, la fila se arregla en la entrega de kits, no en la largada.

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