Guia prático

Colação de grau na Argentina: como administrar a cota de convidados por formando e a porta

Por SOMOS DER · 30 de outubro de 2026 · 8 min de leitura

Numa colação de grau na Argentina (lá chamada de acto de colación) a porta trabalha com duas listas fechadas: a dos formandos, que vem da universidade, e a dos convidados, que nasce de uma cota fixa por formando. O que funciona é um QR code nominal para cada formando e para cada convidado, uma data limite para enviar os nomes, horários de chegada diferentes para formandos e convidados e uma única passagem pela entrada. A cota por formando é uma regra da organização que se controla ao montar a lista; na porta só se verifica que cada QR code é válido e é usado uma vez. Se você é uma agência ou organizador do Brasil produzindo uma formatura na Argentina, combine isso com a instituição antes de mandar o primeiro convite.

Colação na Argentina: o que muda para quem vem do Brasil

No Brasil a formatura costuma ser organizada por uma comissão de formandos com uma empresa contratada, e a colação, a festa e o baile às vezes se misturam num pacote. Na Argentina o ato de colação é, em geral, uma cerimônia da própria instituição (universidade, faculdade ou colégio), num auditório ou salão com capacidade definida, em que o formando recebe o diploma diante da família. A festa de formatura, quando existe, é outro evento, com outra lógica.

Isso significa que a instituição define as regras da porta: quem é formando, quantos convidados cada um pode levar e o que acontece com quem não está na lista. O seu papel, como produtor, é transformar essas regras numa entrada que não trave na meia hora antes do início.

Duas listas, dois donos

A lista de formandos não é montada pelo organizador do ato: vem da área acadêmica. Como exemplo, o guia para os atos de colação da Universidad Nacional del Nordeste (Resolução 435/2024 do Conselho Superior) estabelece que as diretorias de estudos comunicam à área que organiza o ato a relação de graduados, e esclarece que a participação do formando é voluntária. Ou seja: existe uma relação oficial, e nem todos que estão nela vão comparecer.

A lista de convidados, por outro lado, sai de cada formando. E aí aparece a cota. As instituições costumam fixar quantos convidados cada formando pode levar porque o salão tem uma capacidade e o ato não pode ultrapassá-la. Uma universidade privada de Buenos Aires, no seu formulário de intenção de colação, deixa isso escrito: três ingressos para convidados por formando, sem exceção, nominais e intransferíveis, com uma data limite para inscrevê-los e sem mudanças depois. Acrescenta que a entrada dos convidados é por ordem de chegada e fica sujeita à capacidade do salão. Essas quatro regras (cota, nome, prazo e capacidade) são a base de qualquer porta de colação.

O que é função do PASE e o que é método

Vale separar isso desde o começo, para não prometer à instituição algo que ninguém vai fazer na porta.

• Função: um QR code único por pessoa, enviado por e-mail com a credencial em PDF; um link de inscrição por tipo de participante (formando, convidado, autoridades, equipe), em que a pessoa fica no tipo do link e não escolhe a própria categoria; na porta, válido, duplicado ou não autorizado na hora; antidupla entrada entre portas; relatório ao vivo por tipo e por hora; aviso por e-mail quando a lotação chega a 80 % e a 100 % se você carregar uma capacidade.
• Método: a cota de convidados por formando. O PASE não conta quantos convidados cada formando trouxe; essa conta se faz ao montar a lista, antes de emitir os QR codes.

Com essa divisão clara, o trabalho se organiza sozinho.

Passo 1: um QR code por formando, a partir da relação oficial

Cada formando da relação recebe o link do tipo "formando" e se inscreve com o seu nome e e-mail. Assim tem o seu próprio QR code e a sua credencial. Como a participação é voluntária, a inscrição também mostra quem confirmou: a diferença entre a relação oficial e os inscritos é a gente a quem você precisa escrever, ou a que não vem, e isso define quantas cadeiras de formandos montar.

Passo 2: os convidados de cada formando, com data limite

Para os convidados, o método que melhor funciona é que cada formando envie, até uma data limite, os nomes e e-mails dos seus convidados, dentro da cota. A organização revisa essa planilha (é aí que a cota se controla: se alguém manda cinco nomes com uma cota de três, pede-se que escolha) e só então cada convidado recebe o link do tipo "convidado" para se inscrever e obter o seu QR code nominal.

Para que ninguém se inscreva por fora, o link de convidados só vai para as pessoas da planilha revisada, nunca para um grupo aberto. Se carregar no PASE a capacidade de convidados do salão, a equipe recebe um aviso por e-mail quando as inscrições chegam a 80 % e a 100 %: é um teto geral que protege o salão. A divisão justa entre formandos quem cuida é a planilha.

A página de inscrição e o e-mail com o QR code existem em espanhol e em inglês (com ?lang=en no link), não em português. Se há famílias brasileiras entre os convidados, mande a elas o link em inglês ou avise que o formulário vem em espanhol. Mais sobre isso em convidados brasileiros e internacionais.

Passo 3: acompanhantes com nome, não "+1"

A tentação é dar a cada formando um código que valha por várias pessoas. Não convém: a entrada passa a depender de o grupo chegar junto, e o relatório deixa de dizer quantas pessoas entraram. Cada convidado com o seu nome e o seu QR code, ainda que quem receba seja o formando e ele reencaminhe para a avó. Se alguém não tem e-mail, a credencial em PDF se imprime e se entrega em papel; o PASE também imprime credenciais no local, em vários tamanhos (veja imprimir credenciais no evento).

Peça só o necessário. A Lei 25.326, a lei argentina de proteção de dados pessoais, exige que os dados sejam adequados, pertinentes e não excessivos para a finalidade com que foram obtidos (artigo 4) e que a pessoa seja informada antes, de forma expressa e clara, para que são pedidos e quem é o responsável (artigo 6). Para convidar alguém para a colação do neto bastam nome e e-mail: não é preciso o documento de cada tia. Desenvolvemos o tema em dados dos participantes e a Lei 25.326.

Passo 4: entrada escalonada, formandos primeiro

Os formandos precisam chegar antes: se acomodam, ensaiam a subida ao palco, às vezes se vestem ali. A universidade citada acima pede que se apresentem pelo menos duas horas antes do início. Os convidados, por outro lado, chegam todos na última meia hora, que é quando a fila se forma.

• Tipos e setores separados. Formandos e convidados são tipos diferentes. Com setores, o formando passa para a área reservada e o convidado só para a plateia; se um convidado tenta entrar na área dos formandos, a tela mostra não autorizado.
• Várias cerimônias no mesmo dia. Se a colação se divide por curso ou por faculdade, crie um tipo de convidado por cerimônia, cada um com o seu link, e diga o horário de chegada no convite. A porta controla tipo e setor, não o horário: quem organiza a chegada por cerimônia é o convite, e a separação na entrada se faz com um setor por cerimônia.
• Uma passagem só. Se o QR code de um convidado já entrou, a tela diz duplicado, mesmo que dois leitores o leiam ao mesmo tempo em portas diferentes: um entra, o outro sai como duplicado.
• Reentrada, se fizer falta. Se o ato tem intervalo ou as famílias saem para tirar fotos e voltam, a reentrada se configura para o tipo de participante ou para aquele ponto de controle, em modo validar. Sem reentrada, o QR code se consome naquele ponto de controle.

Lembre também do recordatório automático: se o evento tem data de início carregada, o PASE reenvia o QR code entre 24 e 48 horas antes, o que reduz os "não encontro o e-mail" na porta.

Passo 5: quem não está na lista

Sempre chega o tio que não se inscreveu. A resposta quem decide antes é a instituição, não o operador: se há lugar depois que entraram os convidados inscritos, ele pode passar com uma inscrição manual feita no painel pelo responsável; se não, não entra. O importante é que esteja escrito e que haja alguém com autoridade para decidir ao lado da fila, não dentro dela.

• Buscar primeiro. Na porta o operador busca pelo nome: muitas vezes a pessoa está inscrita com outro e-mail ou com o sobrenome escrito de outro jeito.
• E-mail perdido não é problema. "Recuperar meu ingresso" reenvia o QR code por e-mail em um minuto.
• Internet no ponto de controle. O PASE precisa de conexão na porta; se ela cai, mostra "sem conexão" e deixa tentar de novo. Confirme o sinal do salão antes do dia (temos uma nota sobre o que fazer se a internet cair).

Depois do ato

Ao terminar, o relatório diz quantos formandos e quantos convidados entraram, por hora e por porta, e o relatório de fechamento serve para apresentar à instituição (os relatórios saem em espanhol). Para a próxima colação é o dado que permite revisar se a cota por formando estava bem calibrada: se sobraram muitas cadeiras, dá para subir a cota; se o salão encheu antes da hora, dá para baixá-la ou escalonar melhor.

A cota se controla na planilha, o salão se protege com a capacidade e a porta só precisa ler um QR code por pessoa.

Perguntas frequentes