Guía

Acto de colación: cómo manejar el cupo de invitados por egresado y la puerta

Por SOMOS DER · 30 de octubre de 2026 · 7 min de lectura

En un acto de colación la puerta tiene dos listas cerradas: la de egresados, que define la facultad, y la de invitados, que se arma a partir de un cupo fijo por egresado. Se resuelve con un pase nominal para cada egresado y para cada invitado, una fecha de cierre para cargar invitados, horarios distintos para egresados e invitados y una sola pasada por la entrada. El cupo por egresado es una regla de la organización que se controla al armar la lista; en la puerta solo se verifica que cada QR sea válido y se use una vez.

Dos listas, dos dueños

La lista de egresados no la arma el organizador del acto: viene del área académica. Como ejemplo, la guía para los actos de colación de la Universidad Nacional del Nordeste (Resolución 435/2024 del Consejo Superior) establece que las Direcciones de Estudios comunican al área que organiza el acto la nómina de graduados, y aclara que la participación del egresado es voluntaria. O sea: hay una nómina oficial, y no todos los que figuran van a venir.

La lista de invitados, en cambio, sale de cada egresado. Y ahí aparece el cupo. Las universidades y colegios suelen fijar cuántos invitados puede llevar cada uno porque el salón tiene una capacidad y el acto no puede pasarla. Una universidad privada de Buenos Aires, en su formulario de intención de colación, lo deja escrito así: tres entradas para invitados por egresado, sin excepción, nominadas e intransferibles, con una fecha límite para inscribirlos y sin cambios después. Agrega que el ingreso de los invitados es por orden de llegada y queda sujeto a la capacidad del salón. Esas cuatro reglas (cupo, nombre, cierre y capacidad) son la base de cualquier puerta de colación.

Qué es función de PASE y qué es método

Conviene separarlo desde el principio, para no prometerle a la facultad algo que nadie va a hacer en la puerta.

• Función: un QR único, aleatorio e intransferible por persona, enviado por mail con la credencial en PDF; un link de registro por tipo (egresado, invitado, autoridades, staff), así nadie se pone en la categoría que no le toca; turnos con cupo por franja, que pueden ser «solo por invitación», con link propio; en la puerta, VÁLIDO, DUPLICADO o NO AUTORIZADO al instante; reporte en vivo por tipo y por hora.
• Método: el cupo de invitados por egresado. PASE no lleva la cuenta de cuántos invitados trajo cada egresado; esa cuenta se hace al armar la lista, antes de emitir los pases.

Con esa división clara, el trabajo se ordena solo.

Paso 1: un pase por egresado, desde la nómina

Cada egresado de la nómina recibe el link del tipo «egresado» y se registra con su nombre y su mail. Así tiene su propio QR y su credencial. Como la participación es voluntaria, el registro también te sirve para saber quién confirmó: la diferencia entre la nómina y los registrados es la gente a la que hay que escribirle o la que no va a venir, y eso define cuántas sillas de egresados se arman.

Paso 2: una invitación por egresado, con cierre

Para los invitados, el método que mejor funciona es que cada egresado mande, hasta una fecha de cierre, los nombres y mails de sus invitados, dentro del cupo. La organización revisa esa planilla (ahí se controla el cupo: si alguien manda cinco nombres con un cupo de tres, se le pide que elija) y recién entonces cada invitado recibe su invitación para registrarse y obtener su QR nominal.

Para que nadie se anote por fuera, el registro de invitados va en un turno «solo por invitación»: no aparece abierto en la landing y solo se entra con su link. Y el cupo del turno funciona como techo general: si cargás como cupo la capacidad de invitados del salón, la franja se cierra sola cuando se llena y la landing muestra «Completo». Ese techo cuida el salón; el reparto justo entre egresados lo cuida la planilla.

Si hay familias que vienen de afuera, la landing y el mail con el QR se ven en inglés cuando el navegador está en inglés, y el link con ?lang=en lo fuerza.

Paso 3: acompañantes con nombre, no «+1»

La tentación es darle a cada egresado un QR que valga por varias personas. No conviene: la entrada pasa a depender de que el grupo llegue junto, y el reporte deja de decir cuántas personas entraron. Cada invitado con su nombre y su QR, aunque lo reciba el egresado y se lo reenvíe a su abuela. Si alguien no tiene mail, la credencial en PDF se imprime y se le da en papel; PASE imprime credenciales en varios tamaños.

Pedí solo lo necesario. La Ley 25.326 de protección de datos personales exige que los datos sean adecuados, pertinentes y no excesivos para la finalidad con que se obtuvieron (artículo 4) y que se informe antes, en forma expresa y clara, para qué se piden y quién es el responsable (artículo 6). Para invitar a la colación de tu nieto alcanza con nombre y mail: no hace falta el documento de cada tía. Lo desarrollamos en la nota sobre la Ley 25.326.

Paso 4: ingreso escalonado, egresados primero

Los egresados tienen que estar antes: se ubican, ensayan la subida al estrado, a veces se visten ahí. La universidad que citamos arriba les pide presentarse al menos dos horas antes del inicio. Los invitados, en cambio, llegan todos en la última media hora, que es cuando se arma la fila.

Por eso conviene separar tipos y horarios. Egresados e invitados son tipos distintos, y con la matriz de permisos podés hacer que el egresado pase al sector reservado y el invitado solo a la platea. Si el acto se hace en varias ceremonias el mismo día (por carrera o por facultad), cada una es un turno, con su horario, y el horario viaja al pase, al mail y al PDF: el invitado sabe a qué hora tiene que estar sin que nadie se lo repita por WhatsApp.

La entrada de público, de una sola vez: si el QR de un invitado ya entró, la pantalla dice DUPLICADO, aunque dos lectores lo escaneen al mismo tiempo. Si el acto tiene intervalo o la gente sale a sacarse fotos y vuelve, ese punto puede configurarse de reingreso.

Paso 5: el que no está en la lista

Siempre llega el tío que no se anotó. La respuesta la decide antes la facultad, no el operador: si hay lugar después de que entraron los invitados registrados, puede pasar con alta manual; si no, no. Lo importante es que esté escrito y que haya alguien con autoridad para decidir al costado de la fila, como contamos en qué hacer con quien llega sin registrarse. Y si alguien perdió el mail, «Recuperar mi pase» le reenvía el QR en un minuto.

Al terminar, el reporte dice cuántos egresados e invitados entraron, por hora y por puerta. Para la próxima colación es el dato que permite revisar si el cupo por egresado estaba bien puesto.

El cupo se controla en la planilla, el salón se cuida con el turno y la puerta solo tiene que leer un QR por persona.

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