Guía

Cómo acreditar una feria de empleo o una jornada universitaria: registro con datos mínimos, charlas por sala y qué medir

Por SOMOS DER · 30 de octubre de 2026 · 7 min de lectura

Una feria de empleo se acredita con un registro previo corto (nombre, mail y carrera alcanzan), turnos por franja para que los estudiantes no lleguen todos a la vez, un punto de control por cada sala de charlas y un tipo de asistente distinto para empresas, disertantes y staff. Lo que las empresas expositoras quieren saber después es cuánta gente vino de verdad, a qué hora y a qué charlas entró, y eso solo se puede contar si se midió en la puerta. Si los datos de los estudiantes van a llegar a las empresas, hay que decirlo al registrarse.

En qué se diferencia de una feria comercial

La nota sobre acreditación en ferias de expositores y visitantes cubre el esquema general: tipos de público, montaje, reingreso. Una feria de empleo o una jornada universitaria comparte esa base, pero cambia en tres cosas:

• El visitante es joven, gratuito y masivo. Se registra desde el celular, escribe el mail apurado y llega en olas que siguen los horarios de cursada, no el horario de apertura.
• El visitante es lo que las empresas vinieron a buscar. El expositor no vende un producto: quiere conocer candidatos, y después va a preguntar cuántos había.
• El dato es más delicado. Detrás de una feria de empleo hay currículums, carreras y búsquedas laborales. Conviene pedir poco y decir claro qué se hace con eso.

Para dimensionar el público: el Estado tiene programas específicos para la franja de 18 a 24 años. La página de Fomentar Empleo para jóvenes describe formación, orientación laboral y entrenamiento para el trabajo para jóvenes de esa edad, con inscripción y carga del CV en el Portal Empleo. Si tu jornada es universitaria o municipal, enlazar ese portal desde la landing es una forma de que el CV quede donde corresponde y tu registro siga siendo corto.

Paso 1: el registro, con datos mínimos

La Ley 25.326 de protección de datos personales pide que los datos que se recogen sean ciertos, adecuados, pertinentes y no excesivos en relación con la finalidad, y que antes de recabarlos se informe para qué se van a usar y quiénes pueden ser sus destinatarios. En una feria de empleo eso se traduce en dos decisiones:

• Para entrar alcanza con nombre y mail. Carrera y año, si los vas a usar para medir. El DNI, la dirección o el CV no hacen falta para acreditar.
• Si los datos van a ir a las empresas, decilo en el formulario. «Tus datos se comparten con las empresas expositoras» es una frase que tiene que estar antes del botón, no en un reglamento aparte.

En PASE el estudiante se registra en la landing del evento y recibe el QR por mail, con la credencial en PDF. El corrector de mails mal escritos le avisa si puso gmial.com, que con un público que se registra desde el celular evita muchos pases que nunca llegan, y «Recuperar mi pase» resuelve al que lo perdió. Si vienen estudiantes de intercambio, la landing y el mail también salen en inglés.

Paso 2: un tipo por cada público, cada uno con su link

Estudiantes, representantes de empresas, disertantes, staff y prensa no deberían registrarse por el mismo formulario. En PASE cada tipo de asistente tiene su propio link, así el estudiante no se anota como expositor para saltear la fila. El link de empresas va por mail al responsable de cada stand; el de estudiantes, a la difusión.

Un truco útil para el reporte: si a las empresas les importa la carrera, podés armar un tipo por carrera o por facultad, con su link. El reporte por tipo te da después la asistencia real de cada una sin cruzar planillas.

Paso 3: turnos para repartir la llegada

La guía de manejo de multitudes del organismo de salud y seguridad del Reino Unido (HSE) recomienda, para públicos grandes, escalonar las llegadas y las salidas, y prever qué pasa si los que llegan superan la capacidad segura del lugar. En una feria de empleo el pico es predecible: la hora en que terminan las clases.

PASE tiene turnos con cupo por franja: el estudiante elige día y horario al registrarse, ve «Quedan N» o «Completo», y la franja llena deja de aceptar gente sola. El horario viaja al pase, al mail y al PDF. Si una facultad lleva un curso entero, un turno puede ser solo por invitación, con link propio, para que esos lugares no se los gane la difusión general.

Paso 4: las charlas, sala por sala

Las charlas de las empresas suelen ser lo más valorado y lo peor medido. Para contarlas, cada sala necesita su punto de control, configurado con reingreso: el estudiante entra a una charla, sale al hall, entra a otra. Cada pasada queda registrada con la sala y la hora, y el reporte en vivo muestra los ingresos por sector y por hora.

• Si una charla es para un público acotado (por ejemplo, un taller solo para inscriptos de una carrera), la matriz de permisos por tipo y sector deja pasar solo a ese tipo.
• El aforo de cada sala lo fija la habilitación del lugar. El reporte en vivo te muestra cuántos van entrando, pero cerrar la puerta cuando la sala está llena lo decide el responsable de la sala.
• Cada punto de control suma al plan: Base incluye 1, Pro hasta 4 y Enterprise ilimitados (ver precios).

Paso 5: qué medir para las empresas

La empresa que pagó un stand va a preguntar tres cosas. Prepará las respuestas desde el día uno:

• Cuántos vinieron de verdad, no cuántos se registraron. Son números distintos, y la diferencia es lo primero que se nota.
• A qué hora, para saber cuándo conviene tener más gente en el stand la próxima vez.
• Cuántos entraron a su charla, si dio una.

El reporte post-evento de PASE da asistencia real, horas pico y tiempos de ingreso, y el informe de cierre sirve para mandarle a cada expositor. Lo que PASE no hace es registrar quién pasó por cada stand: eso no es control de acceso. Si una empresa quiere contactos, que use su propio formulario y le diga al estudiante para qué. La ley también pide no usar los datos para finalidades distintas de las que motivaron su obtención, así que la base de la feria no se reutiliza para otra cosa sin haberlo avisado. Para el resto del análisis, mirá qué medir después del evento.

Pedí poco, repartí la llegada en franjas, contá cada sala y decile a cada empresa cuántos estudiantes vio de verdad.

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