Comparativa

Planilla de Excel o sistema de acreditación con QR: cuándo alcanza cada uno

Por SOMOS DER · 30 de octubre de 2026 · 7 min de lectura

Una planilla de Excel o una lista en papel alcanzan cuando hay una sola puerta, la gente llega de a poco, no hay sectores con permisos distintos y no necesitás un reporte confiable después. Dejan de alcanzar cuando la mayoría llega junta, hay más de una puerta, hay VIP o backstage, o tenés que demostrar cuánta gente entró. La planilla no cuesta licencia, pero cuesta tiempo en la puerta y deja abiertos el doble ingreso, la suplantación y la exposición de datos personales.

Primero, lo que la planilla hace bien

No todo evento necesita un sistema. La planilla tiene ventajas reales y conviene decirlas:

• No hay que aprender nada. Cualquiera sabe buscar un nombre y tacharlo.
• No depende de internet si está impresa. Un sistema con QR en línea, como PASE, sí necesita conexión en la puerta.
• No tiene costo de licencia.
• Funciona bien con gente conocida. En una cena de cuarenta personas donde el anfitrión recibe en la puerta, una lista alcanza y sobra.

Si tu evento es así, no te compliques. El problema aparece cuando el evento crece en alguna de cuatro direcciones, y no siempre es la de la cantidad.

Dónde se rompe la planilla

1. Cuando la gente llega junta

Con la planilla, cada ingreso es una búsqueda: preguntar el nombre, deletrearlo, encontrarlo entre apellidos parecidos, tacharlo. Cuando la gente llega de a uno, eso no se nota. Cuando llega mucha gente en el mismo rato, la fila crece más rápido de lo que el operador busca. La solución con planilla es poner más operadores con más copias, y eso trae el problema siguiente. Para calcular cuántos necesitás según la llegada, mirá cuántos puntos de acceso y operadores necesito.

2. Cuando hay más de una puerta

Dos puertas con dos copias impresas no se hablan: alguien puede entrar por una y su acompañante con el mismo nombre por la otra. Una planilla compartida online mejora eso, pero no del todo: si dos operadores buscan el mismo nombre al mismo tiempo, los dos lo ven libre. Un sistema con QR resuelve esto de otra forma. En PASE el anti doble ingreso es atómico: si dos lectores escanean el mismo código a la vez, entra uno y el otro ve DUPLICADO, y todas las puertas están sincronizadas.

3. Cuando hay sectores con permisos distintos

La planilla dice si alguien está invitado, no a dónde puede ir. Si además hay VIP, backstage, sala de prensa o un salón para ponentes, necesitás otra lista por sector o una pulsera que se puede pasar de mano en mano. Un sistema con matriz de permisos responde en cada punto si ese tipo de asistente puede entrar ahí (más en control de acceso a sectores).

4. Cuando tenés que demostrar quién entró

Al final de la noche, una lista tachada te dice cuántos tachones hay, no a qué hora entró cada uno ni por qué puerta. Si el cliente o el sponsor te pide asistencia real, horas pico o tiempos de ingreso, con planilla eso se reconstruye a mano y con margen de error. Un sistema lo registra mientras pasa. En qué medir después del evento está lo que conviene mirar en ese reporte.

Los riesgos que no se ven en la planilla

Suplantación

Con una lista, el control es un nombre dicho en voz alta. Quien sepa el nombre de un invitado que no vino puede entrar en su lugar. La guía de credenciales de la CISA, la agencia de seguridad de infraestructura de Estados Unidos, recomienda que la credencial sea fácil de reconocer pero difícil de falsificar, que en lo posible sea personal para que no se pueda transferir, y que se lleve registro de a quién se le dio cada una. Un QR único y aleatorio por persona cumple las dos primeras cosas mejor que un nombre en una lista. No es infalible: un QR también se puede reenviar, pero se puede usar una sola vez.

Credenciales que no se pueden dar de baja

La misma guía señala que los sistemas electrónicos permiten activar o desactivar una credencial si se pierde o la roban, y que las credenciales escaneables permiten controlar el horario y la zona de acceso. Con una lista impresa, si alguien no debe entrar, hay que avisarle a cada operador y esperar que se acuerde.

Datos personales a la vista

Una planilla impresa con nombres, mails, teléfonos o DNI sobre una mesa es una base de datos expuesta. La Ley 25.326, en su artículo 9, obliga al responsable a tomar las medidas técnicas y organizativas necesarias para evitar la adulteración, pérdida, consulta o tratamiento no autorizado de los datos personales. Una hoja que cualquiera puede fotografiar, o un Excel que circuló por mail entre medio equipo y proveedores, es difícil de defender. Lo desarrollamos en datos personales de los asistentes y la Ley 25.326.

Costos: la comparación justa

La planilla parece gratis porque no tiene licencia. Pero tiene costos que se pagan en horas:

• Armado: juntar las respuestas, limpiar duplicados, ordenar, imprimir.
• Puerta: más operadores durante el pico para compensar el tiempo de búsqueda.
• Altas en el momento: anotar a mano a quien no estaba, y después pasar eso en limpio.
• Reporte: contar tachones, reconstruir horarios, armar el informe para el cliente.

Del otro lado, un sistema tiene costo de licencia y de preparación. En PASE se cotiza por evento: el plan Base arranca en USD 600 (hasta 500 asistentes, un punto de acceso y soporte remoto), Pro desde USD 1.500 (de 500 a 2.000 asistentes, hasta 4 puntos, 2 operadores y soporte en sitio, impresión de credenciales) y Enterprise se cotiza (ver precios). Hacé la cuenta con tus números: horas de equipo que te ahorrás, operadores que no necesitás sumar y lo que vale para tu cliente recibir un reporte confiable.

Cómo decidir en cinco preguntas

• ¿Hay una sola puerta? Si hay dos o más, la planilla empieza a dejar huecos.
• ¿La gente llega de a poco o toda junta? Si llega junta, la búsqueda por nombre arma fila.
• ¿Hay sectores con permisos distintos? Si hay VIP, prensa o backstage, necesitás algo más que una lista.
• ¿El operador conoce a los invitados? Si no, la lista no frena a quien da un nombre ajeno.
• ¿Tenés que entregar un reporte? Si el cliente pide asistencia real y horarios, la planilla no te lo da.

Si contestaste que no a casi todo, la planilla alcanza. Si contestaste que sí a dos o más, el sistema te ahorra más de lo que cuesta. Y si estás entre las dos, hay un camino intermedio: usar un sistema con QR para el registro y la puerta, y tener una planilla de respaldo para el caso extremo de que se caiga la red (lo vemos en qué hacer si se cae internet en la puerta).

La planilla no está mal. Está pensada para una puerta, gente conocida y nadie que te pida números después.

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