Guía

Lanzamiento de producto con prensa, influencers e invitados de la marca: cómo armar la acreditación

Por SOMOS DER · 30 de octubre de 2026 · 7 min de lectura

En un lanzamiento conviven tres públicos que quieren cosas distintas: la prensa necesita llegar, ver el producto y tener la información; los influencers, la luz y el momento para el contenido; los invitados de la marca, atención. La acreditación se ordena con un link de registro por categoría (así nadie elige la suya), cupos que se cuidan antes de mandar las invitaciones, un horario de llegada distinto para cada grupo y sectores con permiso por tipo. Al final, lo que importa medir es cuántos de cada categoría vinieron de verdad, no cuántos confirmaron.

Tres públicos, tres links

El error clásico es un único formulario con un desplegable «¿Sos prensa, influencer o invitado?». Cualquiera elige la opción que más le conviene y el día del evento hay treinta «prensa» que nadie invitó. En PASE cada tipo de asistente tiene su propio link de registro: el que entra por el link de prensa queda como prensa, el que entra por el de influencers queda como influencer, y nadie se autoasigna categoría.

Para un lanzamiento suelen alcanzar cuatro tipos:

• Prensa: periodistas, fotógrafos y camarógrafos de medios.
• Influencers y creadores: con su acompañante si lo tenés previsto, y en ese caso como registro propio, no como «+1» suelto.
• Invitados de la marca: clientes, distribuidores, socios, gente de la empresa.
• Staff y proveedores: producción, catering, técnica, la agencia.

Cada link va solo a quien corresponde. El de prensa no se publica en redes; el de influencers se manda uno por uno. Si un link se filtra, el daño queda limitado a esa categoría y podés ver en el reporte cuántos se registraron por ahí.

Cupos: se cuidan antes de mandar, no en la puerta

El lugar tiene una capacidad y el lanzamiento tiene un número ideal por grupo (cuántos medios, cuántos creadores, cuántos invitados). Ese número se controla al invitar: decidí cuántas invitaciones salen por categoría, contando que no todos los que confirman vienen, y llevá la cuenta de los registrados por tipo mientras se acerca la fecha. Si una categoría se pasa, cerrás ese link o dejás de mandarlo; las demás siguen igual.

Lo que no conviene es descubrir el exceso en la vereda. Rechazar a un periodista o a un creador que tiene un QR válido es un problema de relación con la marca, no de acreditación. Si el cupo de una categoría es estricto, decilo en la invitación («invitación personal, intransferible, sin acompañante») para que la persona sepa antes a qué se compromete. En PASE el QR es único e intransferible por asistente, y si alguien intenta usar el de otro que ya entró, la pantalla marca DUPLICADO.

Horario escalonado: cada grupo llega cuando lo necesitás

Si todos llegan a la misma hora, se arma una sola fila con tres públicos mezclados y el producto se presenta con la mitad de la gente afuera. Escalonar es poner en cada invitación una hora de llegada distinta según la categoría. Un orden posible:

• Prensa primero: llegan antes, reciben el material, toman imágenes del producto sin gente adelante y, si hay entrevistas, se hacen ahí.
• Influencers después: cuando la puesta está lista y la luz está armada para el contenido.
• Invitados de la marca al final: para el momento de la presentación y lo que sigue.

El horario va en el mail de cada categoría, con la hora escrita sin ambigüedad («19 h», no «a las 7»). Como cada grupo se registró por su link, a cada uno le mandás su horario sin mezclar listas. Después, el reporte de PASE por tipo y por hora te dice si el escalonado funcionó o si todos llegaron juntos igual.

Sectores: quién pasa a dónde

Casi todo lanzamiento tiene zonas que no son para todos: el espacio donde se muestra el producto antes de la presentación, la zona de entrevistas, un lounge para invitados de la marca, el backstage de la presentación. Armá una tabla con las categorías en filas y los sectores en columnas, y marcá sí o no en cada cruce. En PASE esa tabla es la matriz de permisos: cada punto de control consulta el tipo del asistente y responde VÁLIDO o NO AUTORIZADO.

Dos decisiones que conviene tomar antes:

• Qué puntos son de reingreso. La entrada principal, de una sola vez. La zona de prensa o el lounge, de reingreso: la gente entra y sale muchas veces durante la noche.
• Cuántos puntos necesitás de verdad. Uno por cada lugar donde cambia el permiso. El plan Base incluye 1 punto de acceso, Pro hasta 4 y Enterprise ilimitados (ver precios).

La imagen de los invitados: avisá antes, no después

En un lanzamiento con prensa e influencers, a los invitados los van a fotografiar y filmar, y esas imágenes terminan publicadas. El Código Civil y Comercial, en su artículo 53, establece que para captar o reproducir la imagen o la voz de una persona hace falta su consentimiento, salvo excepciones como que participe en actos públicos o que se trate del ejercicio regular del derecho de informar sobre acontecimientos de interés general. Un lanzamiento privado con lista de invitados no siempre encaja en esas excepciones, así que lo prudente es avisar.

El lugar natural para avisar es el registro. La Ley 25.326 pide que, antes de recabar datos, se informe al titular la finalidad para la que serán tratados y quiénes pueden ser sus destinatarios, y que el consentimiento sea libre, expreso e informado. En la landing de cada categoría, un texto corto: quién organiza, para qué se usan los datos y que en el evento habrá fotos y video que la marca y los medios pueden publicar. Si tenés dudas sobre el texto exacto, que lo revise el área legal de la marca.

Qué medir al final

La marca va a preguntar cuánta gente vino. La respuesta útil no es un número total, es uno por categoría:

• Asistencia real por tipo: cuántos de prensa, cuántos influencers, cuántos invitados entraron, contra cuántos se registraron.
• Hora de llegada por tipo: si el escalonado se respetó, y a qué hora fue el pico.
• Movimiento por sector: cuántos pasaron por la zona de prensa o por el lounge, y cuántos intentos rechazados hubo en cada punto.
• Tiempos de ingreso: si hubo fila y cuánto duró.

PASE da el reporte en vivo por tipo, sector, puerta y hora, y después del evento el reporte con horas pico, asistencia real y tiempos de ingreso, más un informe de cierre para el cliente. Lo que no mide es lo que pasa después: cuántas notas salieron o cuánto alcance tuvo cada publicación. Eso lo cruza la agencia o la marca con la lista de quiénes vinieron.

Un lanzamiento sale bien cuando cada público llega a su hora, entra a su sector y nadie de la marca tiene que ir a buscar a un periodista a la fila.

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