Guía

Activación de marca en vía pública o en un shopping: cómo organizar cupos por franja horaria

Por SOMOS DER · 30 de octubre de 2026 · 7 min de lectura

Una activación con cupos funciona cuando cada persona sabe a qué hora le toca y lo tiene escrito en su pase. Partí el día en franjas con un cupo fijo, cargalas como turnos para que la gente elija su horario al registrarse y la franja llena se cierre sola, dejá una fila aparte para los que llegan sin turno con una regla clara, pedí solo los datos que necesitás para dar el turno y medí, franja por franja, cuántos se anotaron y cuántos vinieron. Si es en la vereda, antes de todo eso va el permiso del espacio público.

Antes del cupo: el permiso del lugar

Una activación en la vía pública no arranca en el formulario sino en el permiso. En la Ciudad de Buenos Aires, la solicitud de permiso para acciones o activaciones publicitarias en el espacio público cubre promociones, acciones de comunicación o campañas publicitarias de carácter comercial de marcas, productos o servicios. Se hace online por la plataforma de Tramitación a Distancia, y pide, entre otras cosas, el proyecto y la descripción de la acción, una declaración jurada con los datos del responsable, un seguro de responsabilidad civil con montos según la concurrencia prevista y, según el caso, la memoria de estructuras, instalaciones eléctricas y de sonido, contratos de seguridad y la disposición de corte de tránsito. La página aclara que la presentación es gratuita, pero que la autorización definitiva está sujeta a firmar un convenio de patrocinio.

Fijate que el seguro se dimensiona por la concurrencia prevista. Ese número no lo inventás: sale del cupo por franja multiplicado por la cantidad de franjas, más un margen para los que llegan sin turno. Es la primera razón para tener el cupo definido antes de presentar.

En un shopping el permiso es privado: las reglas las pone la administración del centro (horarios de armado, espacio asignado, por dónde se forma la fila, qué seguridad pone el shopping y cuál ponés vos). Pedilas por escrito y antes de diseñar las franjas, porque el lugar que te dan para la fila define cuánta gente puede esperar.

Cómo partir el día en franjas

La franja se calcula de atrás para adelante: cuánto dura la experiencia, cuántas personas la hacen a la vez y cuánto tiempo de recambio necesitás. Con eso sale el cupo de cada franja, y no al revés. Tres reglas que ahorran problemas:

• Franjas iguales y redondas. De 30 minutos o de una hora. Si cada franja dura distinto, la gente se confunde y el equipo también.
• Un margen al principio y al final. La primera franja arranca con la activación ya armada y probada, y la última termina antes del horario de cierre del permiso.
• Cupo con reserva. No vendas (ni regales) el cien por ciento: guardá lugar para los que llegan sin turno y para los imprevistos de la marca.

Registro previo: turnos con cupo

En PASE cada franja se carga como un turno: un tipo de invitación con cupo, con el día y el horario en el nombre, por ejemplo «Vie 11/12 · 15:30 a 16:00». Con eso, la landing del evento deja de mostrar una lista de tipos y pasa a mostrar los turnos:

• La persona elige día y horario. Cada opción dice cuántos lugares quedan («Quedan 12»), así nadie se entera recién al confirmar.
• La franja llena se cierra sola. Aparece como Completo y no se puede elegir. El cupo se respeta en la base de datos, no solo en la pantalla: si dos personas confirman a la vez el último lugar, entra una y a la otra se le pide que elija otro horario.
• Turnos solo por invitación. Una franja puede marcarse así: se ve en la landing con el rótulo «Solo por invitación», pero solo se entra con el link propio de esa franja. Sirve para reservar un horario a clientes de la marca, prensa o ganadores de un sorteo sin que lo tome el público.

El día y el horario del turno viajan al pase, al mail y a la credencial en PDF, así cada persona tiene escrito a qué hora le toca. En la puerta el lector valida el QR (VÁLIDO, DUPLICADO o NO AUTORIZADO), pero no compara la hora de llegada con la del turno: eso se controla mirando el horario que figura en el pase. Decidí antes cuánta tolerancia das al que llega antes o tarde, y que todo el equipo de puerta aplique la misma.

Probá el circuito completo en el ensayo de puerta, con una franja de prueba que se llene, antes de abrir la inscripción al público.

Como en una activación mucha gente se anota desde el celular y apurada, ayuda que el registro marque los mails mal escritos (gmial.com, hotmail.con) y que quien perdió el mail pueda pedir «Recuperar mi pase» sin pasar por la mesa.

Los que llegan sin turno

En vía pública y en un shopping siempre llega gente que vio la activación al pasar. No es un problema, es parte del objetivo de la marca. El problema es no tener la regla escrita. La que mejor funciona:

• Dos filas, señalizadas. «Con turno» y «Sin turno». Nunca una sola.
• Los sin turno entran por ausencias. Cuando la franja en curso arranca y faltan registrados, esos lugares se liberan para la fila sin turno.
• Se registran ahí. Con un cartel con el QR de la landing: si a la franja en curso le quedan lugares, se anotan solos. Si ya figura como Completo, o la persona no puede registrarse desde el teléfono, se le da el alta manual en la puerta. Así también quedan contados.

Lo desarrollamos en la nota sobre registro en la puerta sin inscripción previa. Y si la activación tiene un show o es de entretenimiento, tené presente que la Ley 26.370 de derecho de admisión aclara que se aplica a esos eventos aunque se hagan en espacios abiertos o en la vía pública: las condiciones para entrar tienen que ser objetivas e iguales para todos.

Qué datos pedir (y cuáles no)

Una activación de marca es el lugar donde más se tienta a pedir de más: edad, barrio, marca que consume, redes. La Ley 25.326 de protección de datos personales pone el límite. Su artículo 4 dice que los datos que se recogen tienen que ser ciertos, adecuados, pertinentes y no excesivos en relación con el ámbito y la finalidad. El artículo 5 exige el consentimiento libre, expreso e informado del titular. Y el artículo 6 obliga a informarle, antes de recolectar, para qué se van a usar y quiénes pueden ser los destinatarios.

En la práctica:

• Para dar el turno y mandar el QR, alcanza con nombre y mail.
• Si la marca quiere escribirle después, eso es otra finalidad: va como una casilla aparte, sin marcar, que la persona elige.
• Datos sensibles, nunca. El artículo 7 de la misma ley dice que nadie puede ser obligado a proporcionarlos.
• Si hay que controlar edad (bebidas, por ejemplo), se mira el documento en la puerta; no hace falta guardarlo.

El QR de PASE no lleva datos personales adentro: es un código aleatorio. Si alguien le saca una foto al QR de otro, no se lleva el mail de nadie. Más detalle en la nota de datos personales de asistentes.

Qué medir, franja por franja

A la marca no le alcanza con «vino mucha gente». Lo que se puede medir con la puerta controlada:

• Inscriptos contra presentes por franja. Te dice qué horarios convocan y en cuáles se anota gente que después no viene.
• Sin turno por franja. Cuántos entraron por la fila de los que pasaban. Es el dato de tráfico espontáneo del lugar.
• Horas pico. El reporte post-evento de PASE muestra las horas pico, la asistencia real y los tiempos de ingreso, y el reporte en vivo muestra los ingresos por tipo, por puerta y por hora mientras pasa.

Con esos números el informe de cierre para la marca deja de ser una foto linda y pasa a ser una decisión para la próxima: qué franjas repetir, cuáles achicar y cuánto cupo dejar para el que pasa. Ver también qué medir después del evento.

El cupo se decide antes del permiso, la franja antes del link, y la regla del que llega sin turno antes de abrir la fila.

Preguntas frecuentes